Interne faktorer er alle faktorene som er en del av den interne strukturen i et selskap, og som kan påvirke resultatet av et prosjekt.
Selvfølgelig er de veldig viktige faktorer som har en avgjørende innflytelse på oppnåelsen av de foreslåtte målene. De er interne fordi de er en iboende del av organisasjonens oppsett. Blant dem finner vi organisasjonskulturen, ressursene, kommunikasjonskanalene og infrastrukturen til selskapet.
Likeledes kan alle disse faktorene påvirke utviklingen og gjennomføringen av prosjektledelse positivt eller negativt. Disse faktorene hjelper eller skader organisering, ledelse og kontroll av prosjekter, siden de kan gi organisasjoner styrker hvis de påvirker positivt, eller svakheter hvis de påvirker negativt.
Klassifisering av et selskaps interne faktorer
Interne faktorer kan klassifiseres i tre kategorier:
Av organisasjonen
Hver organisasjon som gjennomfører et prosjekt har noen faktorer som er spesifikke for forretningsstrukturen, blant dem er:
1. Type organisasjonsstruktur
For det første har hver organisasjon et oppdrag, en visjon og et verdisett som deles av alle medlemmene, slik at alle retter sine handlinger mot de samme formålene.
Uten tvil definerer typen struktur de ansattes oppførsel, ledernes forventninger og handlemåte. Dette kan være forskjellen mellom måten et selskap opererer og et annet.
2. Organisasjonens struktur og styring
For det andre benytter hver organisasjon forskjellige mekanismer for å evaluere og motivere medlemmene, for eksempel mål- og målsetting, belønningssystem og belønningssystem. Alle disse prosedyrene brukes for å holde de ansatte motiverte for å oppnå de etablerte målene og resultatene.
3. Plassering og geografisk fordeling
For det tredje er organisasjonens beliggenhet og geografiske distribusjon viktig for tilgjengeligheten av infrastruktur, fasiliteter, ressurser og nødvendig materiale. Slik sett kan vi finne store organisasjoner som er distribuert i forskjellige geografiske områder.
Deretter kan situasjoner som avstanden mellom anleggene og tidsforskjellen mellom arbeidsteamene påvirke resultatene. I disse tilfellene er det viktig å etablere tilstrekkelige strategier for at prosjektet skal kunne utvikles effektivt.
4. Bransjestandarder
For det fjerde vurderes også standardene som kreves av myndighetene i bransjen organisasjonen konkurrerer med. Disse standardene begrenser og rammer virksomhetenes handlinger. Regjeringen definerer regler og forskrifter om ulike spørsmål. De kan være spørsmål knyttet til sikkerhetskontroll, risikostyring, kvalitetsstyring, informasjonsadministrasjon; blant noen av de viktigste.
5. Interne regler og prosedyrer
Til slutt har hvert selskap et sett med interne regler, metoder og prosedyrer som definerer måten å utføre oppgaver på og arbeide innenfor sin struktur. Disse reglene og prosedyrene blir veiledere for alle handlingene som er utviklet.
Av den grunn beskriver de spesifikt hvordan de må gjennomføres og hvordan de må oppfylles. Det kan være tilfellet med organisasjoner som er sertifisert med ISO-standarder og som dermed utfører sine oppgaver.
Av menneskelige ressurser
På den annen side er menneskelige ressurser alle ansatte i et selskap som har verdier, ferdigheter og en annen kultur. Disse forskjellene må kunne forholde seg til å danne arbeidsteam som fungerer konsekvent. Blant disse faktorene finner vi:
1. Menneskelig ressurs
Faktisk har alle menneskelige ressurser som en organisasjon har et sett med ferdigheter og kunnskap. Disse kan avgjøre forskjellen mellom arbeidsmåten til ett selskap og et annet. Derfor bestemmer opplæring, erfaring og lokalisering av mennesker at vellykkede prosjekter blir utviklet.
2. Personaladministrasjon
På samme måte kan måten en organisasjons ansatte ledes gjennom motivasjons- og insentivprogrammer føre til bedre ytelse. Dermed, når arbeidere er mer motiverte, kan de prestere bedre. Det er nødvendig å opprettholde et passende arbeidsmiljø for å holde ansatte motivert.
3. Ledelse og autoritet
Naturligvis er godt trent lederskap en nøkkelfaktor i retning og gjennomføring av vellykkede prosjekter. Bedriftens hierarkiske struktur og riktig styring av myndighetsforhold er også viktig. Bare når det er veldefinert (hierarkiet) kan gode resultater oppnås.
Faktisk bestemmer ledertypen og myndighetsforholdet forholdene, den interne politikken og styringssystemet til organisasjonen. Dermed, hvis de ikke utøves riktig (ledelse), kan det forveksles og få et prosjekt til å mislykkes.
4. Risikotoleranse
Nå representerer dette aspektet den maksimale risikoen som en organisasjonsstruktur er i stand til å akseptere for å oppnå resultater. Risikotoleranse gjør det også mulig for organisasjonen å ta visse risikoer når de styrer prosjektene sine.
5. Interessenter
Interessenter er også faktorer som påvirker resultatet av prosjektet, siden de kan lette eller hindre oppnåelsen av målene og prosjektet som helhet. I dette tilfellet snakker vi om investorer, kunder og leverandører.
Av teknologiske systemer
De er faktorer som avhenger av teknologien som brukes i arbeidsprosessen, blant dem kan vi nevne:
1. Driftsmiljø
Fremfor alt kan den teknologiske systeminfrastrukturen forbedre organisasjonens driftsmiljø og effektivisere arbeidsprosesser. Dette, gitt at sending og autorisering av oppgaver gjøres raskere.
2. Kommunikasjonskanaler
Formell eller uformell kommunikasjon må være den mest smidige og effektive for at prosjektet skal kunne gjennomføres riktig. Det teknologiske systemet kan gjøre kommunikasjonsprosessen mer effektiv.
3. Database
Til slutt er det viktig å ha databaser som inneholder viktig informasjon for å lykkes med prosjektet. Informasjon knyttet til kostnader, prosesser, tider og risikostudier.
Avslutningsvis kan det fastslås at de interne faktorene i et selskap er en del av strukturen i hver organisasjon. Disse faktorene begrenser eller favoriserer utvikling og gjennomføring av prosjekter.
Av den grunn, i prosjektledelse, er det praktisk å ta dem i betraktning, fordi det er vanskelig å kontrollere dem. Prosjektledere må lære å sameksistere med dem og gjøre dem om tilretteleggende elementer når de starter gjennomføring av prosjekter.
