Det er mange forhandlingsteorier som fungerer perfekt innenfor våre grenser. Imidlertid blir det stadig vanligere å ha kunder, leverandører eller kolleger i utlandet. En person kan ha gode kommunikasjonsferdigheter i landet sitt, men når de reiser til utlandet er det vanskeligere for dem å kommunisere fordi ferdighetene ikke automatisk tilpasser seg andre kulturer.
I noen kulturer kan det være mer hensiktsmessig og effektivt å oppføre seg på en følelsesmessig måte, mens den samme oppførselen i et annet land kan være uanstendig og upassende. En studie utført av Erin Meyer i Harvard Business Review plasserer måten å relatere i virksomhet i et koordinatsystem, avhengig av opprinnelsesland, i henhold til den emosjonelle uttrykksevnen og viljen til konfrontasjon.
En nær og til og med vennlig holdning i en forhandling kan være veldig effektiv i middelhavsland (som Spania, Frankrike og Italia), i Mexico og India, men det kan være upassende og umoden i Norden (Sverige, Danmark osv.) Eller i Japan, for eksempel.
Det antas generelt at land som uttrykker seg mer følelsesmessig, også er mer konfronterende. I stedet presiserer den nevnte studien at dette ikke alltid er tilfelle. I noen veldig emosjonelle land som Israel og Frankrike er det normalt at konfrontasjonen kommer til syne, men i andre svært emosjonelle land som Mexico, Brasil eller India kan uenighet og konfrontasjon bli sett på som respektløshet. I uemosjonelle land som Tyskland, Nederland og Danmark forstås også åpen konfrontasjon og debatt som positiv og nødvendig, forutsatt at den er rolig og objektiv. I land som ikke er veldig emosjonelle og ikke veldig åpne for konfrontasjon som Japan og Sør-Korea, er det viktig å være i harmoni og være veldig subtil når man forhandler.
Trikset, som forfatteren av artikkelen, Erin Meyer, påpeker, er å være klar over handelssignaler og justere oppfatninger og handlinger for å oppnå bedre resultater:
- Tilpasse måten å uttrykke deg på: For noen mennesker kan det å begynne med et "Jeg er totalt imot" være begynnelsen på en livlig og effektiv diskusjon for å søke møtet, mens det samme uttrykket i andre kulturer kan være slutten på forhandlingene. I disse tilfellene ville det være bedre å si noe sånt som "vær så snill å forklare hvorfor du tror det" eller "Jeg forstår ikke helt hva du mener".
- Lær hvordan du kan uttrykke følelser eller inneholde dem: I noen kulturer er det vanlig og helt hensiktsmessig å heve stemmen din under forhandlingene, eller le lidenskapelig for å bringe samtalen nærmere, til og med å berøre motstykket på armen, eller legge en vennlig arm rundt deg. I andre kulturer blir ikke selvuttrykk sett på som irriterende eller overraskende, men det kan betegne mangel på profesjonalitet.
- Lær hvordan de bygger tillit til andre kulturer: Generelt er de delt inn i to affektive og kognitive. De kognitive baserer seg mer på tillit til den andre personens evner og prestasjoner, mens de affektive er bygget for å ta kaffe sammen, spille sport eller le, noe som betegner hengivenhet og empati.
- Unngå å si ja-nei i spørsmål: På et eller annet tidspunkt i løpet av forhandlingene vil forslagene komme opp, og i det øyeblikket forventes det å høre om den andre siden godtar eller ikke. Et av de mest forvirrende aspektene ved internasjonale forhandlinger er at de i noen kulturer bruker ordet "ja" når den sanne betydningen er nei. I andre kulturer er "nei" det vanligste kneppet, og det betyr ofte "La oss krangle om det."
- Vær forsiktig med hva du skriver skriftlig: Amerikanere stoler for eksempel sterkt på kontrakter mer enn noen annen kultur. Når det er en avtale, lukkes den med et dokument, og lovligheten gjør kontrakten mellom ukjente personer lettere. I andre kulturer, spesielt der det juridiske systemet tradisjonelt er mindre pålitelig, er kontrakter mindre hyppige og folk stoler mer på motpartens ord. Å ta ut et dokument for å signere kan gi den andre personen inntrykk av mistillit.
Til slutt, ikke glem de universelle reglene: Når du forhandler om en avtale, må du overtale og reagere, overbevise og ha finesse, og foreslå poengene dine mens du arbeider nøye for å oppnå en avtale. I varmen av diskusjonen er det som er sagt viktig. Men den tillit som genereres, de subtile meldingene som er forstått, og evnen til å tilpasse atferd til konteksten den opptar, gjør til slutt forskjellen mellom suksess og fiasko - for amerikanere, kinesere, brasilianere og for alle.