Prosjektledelse er en prosess som sikrer at prosjektet utvikles fra start til slutt med alle tildelte ressurser og i den planlagte tiden.
Prosjektledelse er en disiplin som hovedsakelig har blitt lært av erfaring. I motsetning til hva som skjer med virksomhetsledelse generelt, er det ikke så mye tilknyttet bibliografi.
Og det er at prosjektene kan ha forskjellige naturer; kommersielle, miljømessige, juridiske, pedagogiske osv. og for hvert område er det begrensninger og faktorer som kan påvirke prosjektet til å gjennomgå endringer i det opprinnelige designet, som strekker seg i tid eller i ressurser.
Prosjektledelsesfunksjoner
Vanskelig å påpeke det i en definisjon, men det kan forenkles som følger.
Et prosjekt har et mål som må deles inn i flere mer spesifikke. Ja, veldig lik en etterforskning, men for denne saken må det for hvert spesifikke mål være minst følgende komponenter:
- Gjennomføringstid.
- Utførelsesmål.
- Tilknyttede ressurser.
- Utførelsesplan (for eksempel mars til desember, inkludert alle ikke-virkedager, for eksempel helligdager og helligdager).
- Overvåkingsindikatorer.
- Ansvarlig for det målet.
Et veldig nyttig verktøy for prosjektledelse er Gantt Chart, som lar deg grafisk visualisere prosjektet og distribuere hvert av trinnene i farger.
Et annet veldig viktig poeng er permanent overvåking og en beredskapsplan for hvert tilfelle.
Når du prosjekterer prosjektet, er det bra å lage en liste over mulige risikoer og tiltak som bør tas hvis de skal realiseres. Dette vil tillate deg å handle raskt uten å improvisere.
Se hele tiden på aktiviteter og budsjett
Gjennomføringen av aktivitetene må være i samsvar med prosentandelen av budsjettet til dags dato, så det er viktig å etablere etapper. For eksempel et prosjekt med tre trinn:
- 1: Mars til juni 30% av aktivitetene og 20% av budsjettet
- 2: Juni til september 50% av aktivitetene og 50% av budsjettet
- 3: Oktober til desember 100% av aktivitetene og 100% av budsjettet
Hvis vi tar det ovennevnte, ville det være farlig hvis for eksempel i trinn 2 bare 40% av aktivitetene hadde blitt utført, og likevel hadde 50% av budsjettet blitt brukt. Det etterlater en reduksjon på 10% i ressursene som må justeres underveis, slik at prosjektet er sårbart for ytterligere endringer.
En annen lesning som dette eksemplet har, er at det siste kvartalet har en veldig smidig og intens gjennomføring, fordi halvparten av prosjektet er utviklet, derfor er det veldig viktig å overvåke det.
Generelt er det en tendens til å tenke at prosjekter har proporsjonal gjennomføring. Det vil si at aktivitetene fordeles rettferdig gjennom hele perioden, men i virkeligheten vil det avhenge av typen prosjekt som gjennomføres.
Hvis det er et pedagogisk prosjekt, bør dette logisk sett justeres til månedene studentene er i skolen, slik at feriemånedene blir ledige eller med færre aktiviteter.
Et annet viktig eksempel har å gjøre med været. Byggeprosjekter har for eksempel forsinkelser i vintermånedene, fordi regnet eller kulden forårsaker endringer og nødsituasjoner.
Kort sagt, prosjektledelse krever en forhåndsevaluering innen det økonomiske, tekniske, miljømessige, juridiske og kommunikasjonsfeltet, for å se hvilken innvirkning det vil ha på miljøet, eller hvilke slag det kan lide under utviklingen.
Dette er grunnen til at hver gang prosjektene består av tverrfaglige team som bidrar med kunnskap fra forskjellige områder med sikte på å redusere usikkerheten og oppnå ønsket gjennomføring i den planlagte tiden. Det vil til slutt være vellykket prosjektledelse.
