Organiseringen av et prosjekt er den aktiviteten som gjør det mulig å utføre en gruppering av menneskelige ressurser i selskapet i de mest hensiktsmessige oppgavene. Alt dette for å oppnå et felles mål.
Organiseringen av et prosjekt består derfor av å organisere mennesker, tildele dem til bestemte prosjekter i henhold til deres kvaliteter.
Vanligvis er det prosjektlederen som utfører denne oppgaven. På samme måte må du håndtere de nødvendige ressursene effektivt og effektivt. På denne måten er ledelse og organisering nært knyttet sammen.
Viktigheten av å organisere et prosjekt
For å kunne kjøre et prosjekt effektivt, må det være ordentlig organisert. Dette, som virker enkelt, er et vanlig problem i selskaper. Hvis vi ikke vet nøyaktig hva vi vil og hvordan vi vil bruke ressursene til å skaffe det, vil organisasjonen være en fiasko. Derfor viktigheten av en god organisasjon.
Av ovennevnte grunner må opplæringen av prosjektledere inkludere dette aspektet. Det er viktig å lære hvordan du organiserer dem for å kunne lede dem senere. En måte å gjennomføre en korrekt fordeling av de forskjellige ressursene i hver oppgave er en god organisasjonsplan. I neste avsnitt vil vi se hva den består av.
Planen i å organisere et prosjekt
Ledelsesplanen fokuserer på alle aktivitetene som utføres av selskapet, men organisasjonsplanen gjør det fremfor alt på den menneskelige faktoren. Fordi det viktigste er å plassere hver person i den mest hensiktsmessige oppgaven. Derfor anbefales det å følge følgende trinn:
- Først og fremst må vi være tydelige på hvem vi har: Du må gjøre en oversikt over menneskelige ressurser, med deres styrker og svakheter. Fordi vi trenger å vite hva hver enkelt er god for å tildele dem til den mest passende stillingen.
- På den annen side må du gjøre det samme med oppgavene: Prosjektet må deles opp i de minste delene. Dette krever godkjenning fra resten av personellet som er involvert. Når vi har dem, kan vi lage en dobbel oppføringstabell med begge variablene.
- For det tredje må hver person få sin oppgave: For det må vi vite hvem som er best egnet for hver aktivitet. Her må du ta hensyn til din faglige bakgrunn, din yrkeserfaring og selvfølgelig dine personlige motivasjoner på jobben. På dette punktet kan en oppgavetildelingsteknikk som den ungarske metoden brukes.
- Til slutt er det nødvendig å fastsette fullføringsfrister, kvoter for mulige forsinkelser og en passende form for kontroll.Når hver oppgave er utført, kan det således sees om det var avvik fra det som var planlagt. Som vi vil se nedenfor, er et organisasjonsskjema viktig i dette trinnet.
Organisasjonskartet i organisasjonen av et prosjekt
Hva er et organisasjonskart? Et organisasjonskart er en graf som lar deg observere strukturen i et selskap og vite hvem som er hvem. Prosjektlederen må ha en dyp forståelse av eksisterende ansatte, og hans formål er å være i stand til å organisere, samt å gjøre det riktig, oppgavene og de som er ansvarlige for å utføre dem.
Slik sett har vi vertikale, hierarkiske eller lineære organisasjonskart, når autoritet er tydelig og beslutningstaking er sentralisert. På den annen side har vi horisontale eller sirkulære, i selskaper med en mer uskarpt autoritet. Vi har også andre typer som analytisk, som lar oss kjenne prosesser, eller matrise, som er nyttig for å strukturere organisasjonen etter prosesser eller prosjekter.
Eksempel på organisering av et prosjekt
La oss forestille oss at vi ønsker å gjennomføre et prosjekt. Prosjektet er basert på opprettelse og oppstart av et selskap. For eksempel et konsulentselskap innen datateknikk.
Først og fremst møter regissøren de promoterende partnerne i prosjektet.
- På den ene siden forbereder de sammen målene som skal oppnås og de nødvendige oppgavene. Alt dette skal være skriftlig og så detaljert som mulig. En interessant teknikk er den såkalte "brainstorming", som består i å si alle ideene som kommer til hjernen og deretter filtrere dem.
- Etter dette må du vite hvem vi har, bortsett fra promotorteamet. For det første oppgavene de skal utføre og for det andre de ansatte vi skal ansette. Du må også vite hvilken type kontrakter vi vil foreslå og godtgjørelsen som skal mottas.
- I neste trinn er det på tide å distribuere oppgavene, og den ungarske metoden, nevnt ovenfor, kan hjelpe. Datatjenester krever en prosess, fra design til programmering, og det endelige resultatet. Derfor er et nyttig verktøy PERT-diagrammer, som gjør det mulig å finne de kritiske banene for hver prosess.
- Til slutt må du utvikle en prosjektorganisasjonsplan. Dette består i å sette alt det ovennevnte på skrift. I tillegg vil vi etablere kontrollveien gjennom tilbakemeldinger og hvordan vi vil rette opp avvik. Alt dette uten å glemme en tilstrekkelig beredskapsplan for uforutsette hendelser.