Et proseskart er et diagram som lar deg grafisk se alle prosessene som utføres i en organisasjon og deres innbyrdes forhold.
Gjerne tillater diagrammet å observere alle prosessene som er utviklet i et selskap. Likeledes fasene som utgjør hver av prosessene på en bestemt måte. Med dette oppnås den felles visjonen om alle aspektene knyttet til hver prosess.
I tillegg kan du se alle sammenhenger mellom fasene i hver prosess. I tillegg til koblingene mellom alle prosessene, gjenspeiles alt i en enkelt graf som er proseskartet.
Med andre ord presenterer grafikken den generelle visualiseringen av systemet når hele selskapet er organisert. Dette, gjennom sine prosesser og dets innbyrdes forhold.
Fremgangsmåte for å lage et proseskart
De viktigste trinnene for å lage et proseskart er:
1. Avgrensning av prosesser
Som vi alle vet, kan en prosess være veldig omfattende, så det er praktisk å foreta en riktig avgrensning. Dette innebærer at når man avgrenser en prosess, må det utarbeides en ordning som samler alle elementene i systemet som skal representeres. Skjematisk gjør det mulig å se denne omfattende prosessen enkelt og tydelig.
2. Identifikasjon av elementene
På den annen side er et element alt som kan påvirke en prosess og systemet som helhet. De kan være aspekter som infrastrukturen til selskapet, så vel som elementene som er nødvendige ved inngangen og utgangen av hver prosess. Proseskartet viser alle disse elementene og forholdet som er etablert mellom dem.
3. Identifisering av operasjonell linje
På samme måte gjør identifikasjonen av den operasjonelle eller funksjonelle linjen det mulig å observere sekvensen som må følges for å utføre hver prosess. Av denne grunn er det i proseskartet mulig å etablere strukturen og rutene som må følges i den operative linjen.
4. Legg til støtteprosesser
Selvfølgelig kan støtteprosessene hjelpe driften av drifts- og ledelseslinjen. Alle støtteprosesser bidrar til å forbedre ytelsen til hele systemet, og det er derfor det er nødvendig å tilpasse dem til den operative linjen. Støtteprosesser er generelt administrative aktiviteter.
5. Legg til prosesser som påvirker systemet
Snarere er det prosesser i en organisasjon som kan påvirke ytelsen til hele systemet. Derfor, i dette trinnet, blir alle funksjonelle organer lagt til i prosessen som påvirker hele systemet. Det kan være områder som tilbakemelding og kvalitet som påvirker hele prosessen generelt.
Hvorfor lages et proseskart?
Utviklingen av et proseskart kan generere mange fordeler for selskapet, de viktigste er:
- Vet hvordan oppgaver og jobber utvikler seg i organisasjonen, på det nåværende tidspunkt.
- Øk kvaliteten på alt som gjøres i selskapet.
- Forbedre prosessene som utføres i organisasjonen.
- Lag og utvikle nye og forskjellige måter å jobbe på, spesielt når du går gjennom krisetider.
- Mål og vurder hva som blir gjort. Deretter styrker du handlinger og ytelse med resultater.
Symbologi brukt i proseskart
Et stort antall symboler brukes i et proseskart, og hver og en har en betydning. Noen av de mest brukte symbolene er:
1. Piler
Faktisk indikerer pilene retningen som følges i strømningene. Det hjelper å lese et flytdiagram, fordi det indikerer retningen på prosessen. For eksempel fra venstre til høyre eller fra topp til bunn.
2. Rektangler
Mens rektanglene representerer en funksjon som må utføres og utføres. Den brukes veldig ofte, fordi den viser en handling, operasjon eller oppgave som må utføres.
3. Ovaler
På den annen side indikerer ovaler begynnelsen eller slutten av en prosess. De er punktene i et flytskjema som indikerer hvor du starter og hvor du slutter. Det er vanligvis bare en start, men de kan ha flere sluttpunkter for hvert trinn.
4. Diamanter
Likeledes representerer diamanter et viktig punkt der en beslutning må tas. Pilene som er merket med ja eller nei kommer vanligvis ut av denne figuren. Selvfølgelig kommer bare en pil ut av hver diamant.
Med andre ord følges hvert avgjørelsespunkt av en pil merket ja eller nei. Et annet alternativ kan være sant eller usant.
5. Parallelogram
Tilsvarende gjenspeiler bruken av parallellogrammet innganger og utganger av prosessene i flytskjemaene.
Prosesstyper
Prosessene som kan visualiseres i proseskartene er:
1. Nøkkelprosesser
For det første er nøkkelprosessene orientert for å tilføre verdi. Derfor er de direkte relatert til varene og tjenestene som tilbys av selskapet. Derfor verdsettes resultatet av disse prosessene direkte av klienten.
Selvfølgelig er disse prosessene nøkkel fordi mange funksjonelle områder griper inn for å bli utført, og av den grunn krever de flere ressurser.
I tillegg er de prosesser som hjelper til med å nå mål, etablere policyer, bruke strategier og for den generelle driften av selskapet.
2. Strategiske prosesser
For det andre etableres strategiske prosesser av toppledelsen, siden de definerer hvordan organisasjonen fungerer og hvordan verdien genereres. De tjener som støtte, spesielt i beslutningsprosessen til den strategiske prosessen. Den strategiske prosessen inkluderer planlegging, implementering av strategi og kontinuerlig forbedring av organisasjonen.
3. Støtteprosesser
For det tredje støtter støtteprosesser viktige prosesser og strategiske prosesser. De er essensielle for å oppnå målene for alle prosesser og for selskapets system generelt.
Til slutt kan vi konkludere med at et proseskart er viktig for å ha en global visjon om driften av en organisasjon og alle dens prosesser. Det hjelper å forstå og tydelig definere funksjonene og aktørene som utfører dem. Alt dette, med tanke på organisasjonen som en styring av prosesser som er innbyrdes forbundne for å oppnå et endelig resultat.