Regnskapsbøker - Hva er det, definisjon og konsept

Regnskapsbøkene er de dokumentene der all økonomisk, finansiell og regnskapsinformasjon til et selskap gjenspeiles og reflekteres. Det vil si at alle nødvendige data vises i regnskapsbøkene for å kunne forstå et selskaps økonomiske og finansielle funksjon.

Disse bøkene oppdateres med jevne mellomrom sammen med regnskapsåret. Når et nytt regnskapsår begynner, opprettes også nye hovedbøker. I 2016 registrerte selskapet for eksempel informasjonen i bøkene for året. I begynnelsen av året 2017 anses årets bøker 2016 som endelige, og nye blir opprettet, som vil være årets bøker 2017. I noen land faller ikke regnskapsåret sammen med kalenderåret.

Tradisjonelt ble informasjonen reflektert på papir i regnskapsbøker. Imidlertid, med fremveksten av ny teknologi, har det allerede begynt å godta regnskapsbøker i digitalt eller datastyrt format.

Regnskapsbøkene kan være obligatoriske eller frivillige.

Obligatoriske regnskapsbøker

Det er en rekke regnskapsbøker som er obligatoriske fordi lovgiver etablerer det. Selv om det ene eller det andre kan etableres i hvert land, er de vanligste følgende:

• Dagbok: Alle operasjoner som utføres av selskapet er regnskapsført. Visuelt er den konfigurert som en rekke regnskapsoppføringer, ordnet kronologisk.
• Lagerbok: Den inkluderer den såkalte saldoen og saldoen på prøvebalansen. Med andre ord oppdateres alle kontoene med selskapets saldo (eiendeler, gjeld, nettoverdi, kostnad og inntekt). Den siste saldoen mellom summer og saldi må sammenfalle med balansen som er laget for årsregnskapet. I tillegg må beholdningsboken omfatte åpningsbalansen og den såkalte varelageret, det vil si de fysiske enhetene som utgjør selskapets varelager og deres verdsettelse (ved hjelp av en av de aksepterte verdsettelsesmetodene).
• Årsregnskap: De er rapporter som gjenspeiler den økonomiske og økonomiske informasjonen til selskapet. Det er 5 dokumenter: Balanse, resultatregnskap, egenkapitalendring, kontantstrømoppstilling og minne. Årsregnskapet blir utarbeidet en gang i året, det vil si at de ikke endres med jevne mellomrom, som de forrige.

De obligatoriske regnskapsbøkene må deponeres og legaliseres i Mercantile Registry. I tillegg til dette har de tidligere måtte godkjennes av generalforsamlingen.

Frivillige regnskapsbøker

Det er en annen serie regnskapsbøker som lovgiveren ikke fastslår sin obligatoriske natur på. Imidlertid, for den interne driften av selskapet, er disse regnskapsbøkene veldig nyttige og kan forbedre effektiviteten i selskapet. På de frivillige regnskapsbøkene er det ingen forpliktelse til godkjenning av partnerne, og heller ikke plikt til innskudd og legalisering i Mercantile Registry. De vanligste er følgende:

• Hovedbok: Representerer et sammendrag av alle reskontokontoer. Visuelt er den konfigurert i form av en T, og bemerker alle bevegelsene som påvirker debet og kreditt på den tilsvarende kontoen. Det gir oss et veldig praktisk visuelt bilde av saldoen som en konto har når som helst på året. Saldoen er forskjellen mellom debet og kreditt, det er debetbalansen når debet er større enn kreditten og kredittbalansen, når kreditten er større enn debetet. Hovedboka vil bestå av alle T-ene i regnskapsregnskapet (som den vi kan se nedenfor).

• Andre hjelpebøker: Blant resten av de frivillige bøkene kan vi finne bankboken (som gjenspeiler bankbevegelser), kontantboken (som gjenspeiler bevegelsene til penger eller kontanter - innbetalinger og innkreving), løpetidsboka (hvor løpetidene på fakturaene som skal betales og skal samles inn reflekteres og kronologisk bestilles) osv.