Den formelle organisasjonen er en som er planlagt og som etablerer et sett med regler, strukturer og prosedyrer som gjør det mulig å bestille organisasjonens aktiviteter.
Den formelle organisasjonen er basert på arbeidsdelingen, definisjonen av de forskjellige autoritetsnivåene og etableringen av kommunikasjonskanaler mellom arbeiderne.
Dens struktur og retningslinjer er planlagt av administratorene av organisasjonen og gjenspeiles vanligvis i dokumenter, standarder, prosesser og organisasjonskart.
Forhold utenfor den formelle organisasjonen betraktes som uformell organisasjon og oppstår spontant mellom medarbeidere.
Komponenter i den formelle organisasjonen
- Et veldefinert sett med regler og prosedyrer: Som tidligere er designet for å oppnå noe mål eller mål.
- Mål og strategier: Kortsiktige og langsiktige mål defineres sammen med strategier for å oppnå dem.
- Symbolsk status: Strukturen gir medlemmene en viss status i henhold til deres posisjon og relative makt.
- Definerte aktiviteter: Organisasjonen definerer aktivitetene til hvert medlem av organisasjonen. Forpliktelser og grenser er etablert.
- Kommunikasjonskanaler: Det er definerte kommunikasjonskanaler som må være i samsvar med organisasjonens hierarki og prosedyrer.
- Koordineringsprosedyrer: Prosedyrer og mekanismer er definert for koordinering av aktivitetene til de forskjellige medlemmene i organisasjonen.
Opprinnelsen til den formelle organisasjonen
Opprinnelsen til denne typen organisasjoner er designet laget av eierne og administratorer som søker å definere strategier for å lykkes med å nå sine mål.
Det er minst tre nøkkelelementer som definerer denne organisasjonen:
- Arbeidsdeling: Den består i å dele en jobb i flere grunnleggende aktiviteter slik at arbeidstakere kan spesialisere seg og dermed være mer produktive.
- Avdeling: Den består i å opprette forskjellige avdelinger i samme organisasjon slik at hver av dem er ansvarlige for en bestemt aktivitet eller et mål. Så for eksempel: markedsavdelingen eller PR-avdelingen. Etter hvert som organisasjonen vokser, blir avdelingene mer komplekse, og søravdelinger eller underavdelinger opprettes vanligvis.
- Kontroll: Består av å lage mekanismer for å kontrollere og måle utviklingen av organisasjonens aktiviteter.
Forholdet mellom uformell og formell organisering
Den uformelle organisasjonen kan utfylle eller styrke den formelle organisasjonen gjennom et godt forhold og samarbeid mellom medlemmene i organisasjonen. Imidlertid kan den uformelle organisasjonen også svekke den formelle. Dette skjer når misunnelse, antagonisme eller når den uformelle rollen er sterkere enn den formelle.
Et eksempel der det formelle ikke sammenfaller med det uformelle, er når det i henhold til den etablerte organiske strukturen er avdelingsleder, men i praksis følger alle ideene og instruksjonene til en annen person som, selv om de ikke har en posisjon av sjef, har en veldig sterk personlighet og ledelse.
Formelt organisasjonseksempel
I det følgende bildet kan vi se organisasjonskartet designet som en del av den formelle organisasjonen av et selskap:
