Et notat er et dokument der det gis indikasjoner eller informasjon om et bestemt emne på en direkte og kortfattet måte. Dette, for eksempel i en ramme for en forretningsorganisasjon.
Med andre ord lar et notat medlemmene i en avdeling, eller hele organisasjonen, bli informert om en bestemt sak, for eksempel en hendelse som skal finne sted de neste dagene eller en ledelsesbeslutning. Det er et instrument for intern organisasjonskommunikasjon.
Vi må huske på at et notat er et formelt dokument, så språket som brukes i skrivingen, må også være formelt.
Ordet notat kommer fra det latinske verbet memorere, som betyr å huske.
Et annet kjennetegn ved denne typen dokumenter er at det vanligvis er nummerert. Dermed mottar du en bestemt kode.
Notatet er i tillegg vanligvis en type enveiskommunikasjon. Det vil si at det rapporteres om et faktum, men det forventes ikke svar, slik det er for eksempel med et brev.
Det er også verdt å nevne at vi snakker om en type dokument som brukes på det diplomatiske feltet, der noe veldig viktig faktum blir kommunisert. Likeledes kalles et notat en notatbok der en person skriver ned hva de mener de skal huske i nær fremtid.
Elementer og deler av et notat
Elementene i et notat er som følger:
- Sted og dato for utgaven.
- Navn (og stillingstittel, hvis aktuelt) på mottakeren eller avdelingen eller området som kommunikasjonen er rettet mot.
- Emne eller emne.
- Teksttekst.
- Avsenderdetaljer.
Det skal bemerkes at det i toppteksten anbefales å plassere ordet notat slik at mottakeren (e) vet hvilken type dokument de har mottatt.
Eksempel på notat
México, D. F. 14. desember 2020
Notat nr. 5961
Til: Redaktører for økonomiseksjonen.
Fag: Opplæringskurs.
Alle redaktørene for økonomiseksjonen blir herved innkalt til opplæring i nye digitale markedsførings- og SEO-verktøy som vil finne sted 16. desember i styrerommet mellom kl. 15.00 og 16.00.
Det er obligatorisk oppmøte. Hvis redaktøren har et intervju eller konferanse planlagt, kan du koordinere med seksjonsredaktøren for å planlegge opplæringen på et senere tidspunkt.
Vennlig hilsen,
Eduardo Camacho.
Personalsjef.