Den operasjonelle prosessen er inngangen til en rekke aktiviteter som er gjensidig relatert for å generere et endelig resultat.
Først og fremst er operasjonelle prosesser kjent som nøkkelprosesser i et selskap. De betraktes som sentrale prosesser fordi de direkte påvirker kundetilfredshet eller misnøye.
I tillegg utgjør operasjonelle prosesser verdikjeden til et selskap. Alle disse prosessene bruker ressurser, og med dem dannes varene og tjenestene som er rettet mot kundene for å tilfredsstille deres behov. Disse prosessene verdsettes av aksjonærer og kunder.
Hvorfor blir de betraktet som sentrale prosesser?
Selvfølgelig betraktes operasjonelle prosesser i et selskap som viktige prosesser fordi de direkte påvirker graden av kundetilfredshet. Derfor tillater de selskaper å forholde seg til sine forbrukere eller kunder.
De tilfører verdi til kundene. Derfor vil den riktige implementeringen avhenge av selskapets resultater og lønnsomhet.
De grunnleggende årsakene til at disse operasjonelle prosessene er viktige for et selskap er:
- De påvirker kundetilfredshet.
- Bedriftens lønnsomhet og suksess avhenger av dem.
- De tilfører verdi til kundene.
- De støtter andre typer prosesser som er implementert i selskapet.
For alt dette anbefales det at alle operasjonsprosesser er godt identifisert og kontrollert. Det er praktisk å forbedre dem kontinuerlig, fordi organisasjonens funksjon vil være avhengig av dem.
Uten tvil er operasjonelle prosesser avgjørende for enhver organisasjon. Imidlertid er de forskjellige for hvert selskap, og avhengig av størrelse vil noen ha mer og andre mindre. Operasjonelle prosesser kan ikke betraktes som noe unikt eller definitivt. De bør alltid tilpasses og oppdateres for bedre å svare på kundenes behov.
Som vi antydet tidligere, bruker hvert selskap forskjellige operasjonelle prosesser.
Eksempel på operasjonelle prosesser
Vi vil presentere to eksempler på en operativ prosess. Den første, for et matfirma. Mens den andre vil beskrive prosessen utført av et dataselskap.
Bedrift som kjøper og selger mat
De operasjonelle prosessene den gjelder er følgende:
1. Søknadsprosess for kundeordre
Analyser kundenes behov i henhold til produktene de selger.
2. Kjøpsprosess
I denne prosessen kjøpes produktene som kundene etterspør og som selskapet ikke har tilgjengelig for salg.
3. Produksjonsprosess
Denne prosessen inkluderer utarbeidelse av ordrene som skal leveres til klienten.
4. Leveringsprosess
Det er når bestillingene som kundene ber om, blir levert.
5. Serviceprosess etter salg
Tvil, klager, krav eller kundenes uenighet blir løst etter at produktet er levert.
Firma som tilbyr datatjenester
Når det gjelder et IT-serviceselskap, er dets operasjonelle prosesser som følger:
1. Søknadsprosess for kundeordre
Klientens teknologiske behov analyseres som applikasjon, funksjonalitet og ethvert annet krav.
2. Produksjonsprosess
Nødvendige maskinvare- og programvareapplikasjoner er designet og utviklet.
3. Produktleveringsprosess
Dataprogrammet leveres til klienten, for dette utføres installasjonen på serveren og testene som garanterer at den fungerer korrekt.
4. Ettersalgsprosess
Tvil, bekymringer og feil som den implementerte løsningen kan presentere vil bli løst. Denne tjenesten krever at selskapet gir en garanti på den designede datamaskinutviklingen.
Viktige operasjonelle prosesser for ethvert selskap
Det skal bemerkes at selv om hvert selskap bruker forskjellige driftsprosesser, kan vi nevne noen som er avgjørende:
1. Markedsføring og salg
Først og fremst har markedsføringsprosessen å gjøre med design, utvikling og levering av det endelige produktet til salgsavdelingen. Produktet må lages etter forbrukerens behov. Salgsprosessen er generelt ansvarlig for markedsføring av produktet.
2. Produktutvikling og levering
For det andre finner vi prosessen med å utvikle og levere varen eller tjenesten som kundene etterspør. Prosessen kan starte med anskaffelse av innspill og råvarer. Fortsetter produksjonsprosessen og slutter med levering av produktet til kunden. Gjennom denne prosessen må det tas hensyn til kundens forventninger.
3. Fakturerings- og innkrevingsprosess
For det tredje, når selskapet finner kjøpere for sine produkter, begynner faktureringsprosessen. Hensikten er å generere forpliktelsesdokumentene for betaling av produktene som selges og leveres. Det er praktisk å holde en tilstrekkelig kontroll slik at denne prosessen utføres på den fastsatte tid og måte. Dette for å opprettholde tilstrekkelig økonomisk ytelse for selskapet.
4. Kundeservice
Til slutt, kundeservice lar deg ta opp spørsmål, bekymringer eller problemer som kunder kan presentere. Prosessen må gi en rask og effektiv respons til kjøperne, og derfor må passende kontroller opprettholdes.
Kjennetegn ved en operativ prosess
Hovedegenskapene til en operativ prosess er:
- Operasjonelle prosesser forvandler alle innganger til utganger eller sluttprodukt, ved hjelp av ressurser.
- Prosessene er dynamiske, så de kan endres og forbedres. De drives og administreres også.
- Hver operasjonsprosess søker å oppnå et endelig resultat.
- De fokuserer på å møte behovene til kunder og alle interessenter som er relatert til selskapet.
- Aktivitetene som utføres og relateres i en prosess kan gjøres av personer som tilhører forskjellige avdelinger i et selskap. Men alt må gjøres for å oppnå felles mål.
Fordeler med å implementere operasjonelle prosesser
De viktigste fordelene oppnådd av et selskap som riktig bruker sine operasjonelle prosesser er:
- Den klarer å utnytte knappe ressurser mer effektivt.
- Hjelper med å gjøre beslutningstaking enklere,
- I forbedringsprosessen kan aktiviteter som ikke gir verdi, elimineres.
- De gjør det mulig å redusere tiden som trengs for hver operasjon eller aktivitet.
- Det klarer å beholde fornøyde kunder.
Til slutt kan vi avslutte med å si at det er avgjørende for selskaper å ha sine driftsprosesser tydelig identifisert og kontrollert. Siden disse prosessene genererer verdi og påvirker det endelige resultatet, som er produktet som leveres til kunden. Hvert selskap bruker sine operasjonelle prosesser forskjellig med tanke på tilgjengeligheten av ressurser. Både menneskelige, teknologiske, økonomiske og materielle ressurser.