Bestillingstypene er de forskjellige formene for forespørsel om kjøp av materialer eller tjenester som et selskap gjør til sine leverandører.
Det er viktig å si at bestillingsforespørselen kommer fra innkjøpsavdelingen i et selskap. Disse ordrene er formulert i samsvar med kravene til materialer og tjenester laget av produksjons- eller lageravdelingene.
Produksjonsavdelingen stiller på sin side disse kravene med tanke på at organisasjonen har tilførsel av de varer og tjenester som vil være nødvendige for å gjennomføre produksjonsprosessen.
I mellomtiden gjør lageret eller lageravdelingen det for å ha den nødvendige tilgjengeligheten av produkter. Dette for å møte forespørslene fra kunder som kjøper produktene som selskapet selger.
Typer ordrer
Det er forskjellige klassifikasjoner av ordrer, blant de viktigste kan vi nevne følgende:
1. Etter vilkårene som er etablert mellom partene
I henhold til vilkårene som er etablert mellom partene, kan ordrene klassifiseres i:
til. Betinget ordre
Selvfølgelig er den betingede ordren en type ordre hvis oppfyllelse er begrenset av et sett med kommersielle forhold som kjøperen krever av selgeren. Disse vilkårene kan være noen fordeler, for eksempel rabatter, betalingsmetoder, leveringstider og vilkår for fremtiden for etterspørselen.
Derfor vil oppfyllelsen av avtalen avhenge av at selgeren godtar vilkårene i kontrakten. Det vil si at dette bestillingsskjemaet kalles et ordreforslag.
b. Fast ordre
Denne typen ordre skjer når kjøper og selger er enige om alle de etablerte vilkårene. Det krever ingen form for forhandlinger eller modifikasjoner for å bli overholdt. Dette, gitt at alle forholdene tidligere er etablert og den tilsvarende kontrakten er signert. Dokumentet er allerede et ordrenotat.
2. Av det etterspurte objektet
I henhold til det forespurte objektet kan ordrene være:
til. Forespørsel om tjenester
Naturligvis er det den formelle forespørselen om å tilby en tjeneste eller en oppgave av en klient. Denne funksjonen inkluderer eller ikke nødvendigvis materialene som trengs for å utføre oppgaven. Hvis du ikke inkluderer materialene, er bestilleren ansvarlig for materialkostnadene.
b. Materialbestilling
Rekkefølgen på materialer brukes av selskaper som krever visse produkter eller materialer for å utføre sine oppgaver og være i stand til å fungere. De kan være fabrikker som forvandler materialer til produkter eller distribusjonsbedrifter som selger produkter. Det vil si at materialene kan brukes til å konsumeres eller til å fylle på lager av produkter.
3. Etter destinasjonen til materialet
Avhengig av destinasjonen til det forespurte materialet, kan ordrene være:
til. Utskiftningsordre
Utvilsomt blir bestillinger etterspurt av lageret eller lageravdelingen i et selskap. Disse kravene er laget for å opprettholde den minste mengden aksjer som selskapet trenger. Dette, for effektivt å oppfylle rutinekravene til selskapets interne eller eksterne kunder.
b. Ekstraordinær forbrukerforespørsel
En ekstraordinær ordre kan genereres når selskapet har tilstrekkelig nivå av forsyning av disse materialene i lagringsprosessen. Men ettersom selskapet forventer større forbruk eller større etterspørsel, legger det ekstraordinære ordrer. På denne måten klarer den å etterkomme ved å tilstrekkelig oppfylle markedets krav.
4. Ved bestillingsskjemaet
Når det gjelder skjemaet, klassifiseres ordrene som:
til. Normal rekkefølge
Det er åpenbart at en normal ordre blir lagt på vanlig måte for å dekke forsyningen i korte perioder. Denne tiden kan være fra en uke, en måned eller å delta på en bestemt sesong. Vanligvis gjøres disse ordrene i samsvar med selskapets leveransepolitikker. Det vil si at de reagerer på den normale forsyningen organisasjonen krever.
b. Planlagt bestilling
På den annen side gjøres den planlagte ordren basert på selskapets historiske kjøpsdata, med tanke på vanlige perioder for å plassere ordrene. På denne måten reduseres kostnadene for ledelse og materiellanskaffelse. Dette er fordi selskapet, når man planlegger sine bestillinger, kjøper i store volumer.
Selvfølgelig trenger denne typen ordre en kontroll av datoene som er fastsatt for leveranser, siden feil i forsendelsene kan påvirke mengden lager som er nødvendig.
c. Åpen ordre
En teppeordre oppstår når det er en forpliktelse til å kjøpe materialer og produkter i store volumer. Men leveranser gjøres i mindre mengder ved å plassere leveringstider. Disse ordrene kan håndtere omtrentlige mengder, som anskaffes gradvis.
Hvordan kan du formalisere enhver type ordre?
Bestillinger må formaliseres for at etterlevelse skal være effektiv. De vanligste måtene å bekrefte en ordre på er som følger:
1. Bruke telefonen
Først og fremst kan bekreftelsen av en ordre gjøres ved hjelp av telefonkommunikasjon. Men for at bestillingen skal formaliseres, er det praktisk å bruke et skriftlig dokument etter at bekreftelsen er gjort via telefon.
2. Bruke skriftlige kommunikasjonsmidler
For det andre, bruk av de skrevne mediene. De vanligste formene for skriftlig kommunikasjon er brev, faks og e-post. Skriftlige skjemaer har fordelen at alle forhold formelt er etablert mellom kjøpere og selgere.
3. Bestillingsmerknad
For det tredje er et bestillingsnotat et trykt dokument som inneholder de viktigste dataene for å gjøre det lettere å legge inn informasjon og øke hastigheten på prosessen. Det gjør kjøps- og salgsprosessen enklere.
4. Gjennom en kommersiell agent
Bestillingen kan også formaliseres når handelsagenten leverer bestillingsskjemaet og deretter signeres for oppfyllelse.
Avslutningsvis kan det sies at det finnes forskjellige typer ordrer. Disse er skreddersydd til de spesifikke behovene og kravene til hvert selskap. Det som nå skal være klart, er at uansett hvilken type ordre som brukes, må ordren tydelig inneholde alle salgsbetingelsene som er viktige for selskapet.
Disse vilkårene som priser, rabatter, leveringsdatoer, kvalitet og andre ting som kan være av interesse, må fastsettes så presist som mulig. Dette, for ikke å gi opphav til forskjellige tolkninger.