Et flytskjema eller flytskjema består av en figur eller graf som representerer en serie prosesser eller en gruppe aktiviteter ved hjelp av symboler.
Derfor er det viktigste bruken av et flytskjema at det med et øyeblikk viser en prosess som kan være kompleks.
På denne måten vet hver person som er involvert i det hva jobben deres er. Med dette er det mulig å øke effektiviteten og redusere mulige hendelser.
Fordeler med flytskjemaet
Det er en rekke fordeler med denne typen diagram, som er følgende:
- Først av alt enkelhet. I et enkelt bilde vil vi ha nok informasjon til å vite hva vi må gjøre og ta beslutninger om det.
- For det andre lar det oss kjenne de punktene der et problem kan eksistere, og vi kan gjøre de tilsvarende forbedringene a posteriori og implementere dem.
- For det tredje letter det personlige forhold mellom de involverte menneskene. Av denne grunn er det ekstremt nyttig i teamarbeid (inkludert virtuelle). Hver part er klar over sin del i prosessen.
- Fjerde og siste gjør denne måten å representere prosesser på, det enkelt å forstå de forskjellige protokollene som er implementert i selskapet.
Hvordan lage et flytskjema
Når vi søker enkelhet og klarhet, kan vi ikke bli for kompliserte. Noen ganger finner vi diagrammer av denne typen som i stedet for å avklare forvirrer de. Derfor er det praktisk å ta hensyn til noen grunnleggende anbefalinger:
- Å planlegge. Alt en del av en plan. Derfor, for å skape et bilde av en prosess, må vi være tydelige om trinnene som skal tas. Det må være så detaljert som mulig og bedre hvis det er skrevet.
- Velge. Når vi er tydelige på hvor vi vil, må vi velge stien. For å gjøre dette bestemmer vi hvordan vi skal representere det, med hvilke farger, former eller design. Fordi det ikke bare skal være enkelt, er det også viktig at det er attraktivt for øyet.
- Løpe. Dette trinnet er kanskje det mest relevante. Vi må lage det og gjøre det med logikk. Eksemplet vi vil se på slutten er et enkelt tilfelle, men de virkelige prosessene kan være veldig kompliserte.
- Sjekk og forbedre. Som alt i livet, kan et flytskjema også forbedres. Derfor anbefales det å lytte til andre og tredje meninger før du publiserer det i selskapet. I tillegg, når lanseringen en gang er lansert, må det absolutt gjøres forbedringer.
Flytskjemaeksempel
La oss forestille oss en vedlikeholdsavdeling som lager et flytskjema for å vite hva du skal gjøre i tilfelle en elektrisk hendelse.
Selskapet har to sikkerhetsfaser som må kontrolleres for å løse feil. Selvfølgelig er det et enkelt eksempel for å vise hvordan det fungerer. Figuren vil være omtrent slik:
Vi kan se at fordelene med et flytskjema er tydelige. Det er lett å forstå, det lar oss vite hvordan vi skal handle til enhver tid, og hvis vi legger til navnene på de ansvarlige, også hvem som skal gjøre hva.