Intern kontroll er en prosedyre som er en del av kontrollen av ressurser og eiendeler i et selskap, og tjener til å føre oversikt over dets aktivitet og sporbarhet.
Når bedriftene vokser, blir det stadig vanskeligere å holde rede på hva som skjer med ressursene, eiendelene, verktøyene og menneskene.
Det er derfor det har blitt nødvendig å etablere en mekanisme som gjør det mulig å registrere bruken av disse ressursene, samt aktivitetene.
Eksempler på internkontroll i økonomiske ressurser og eiendeler
Noen bruksområder for internkontroll som gjelder varer er inn- og utkjøringskontroll av selskapseide kjøretøy. Dette kontrollerer kjøretøyets aktivitet, slitasje, drivstofforbruk og personen som er ansvarlig for det.
Når du arbeider med firmakjøretøyer, må sjåførene ha en logg der start og slutt på reisen er registrert, sammen med tidspunktene for hver milepæl.
Et annet eksempel er lagerstyring av materialer på lageret. FIFO- og LIFO-systemene krever nødvendigvis en internkontrollsjekk for å kjenne datoer og materialtyper eller inventar. Det er et regnskapsinnsats, som også kan brukes til avskrivning av varer.
Når det gjelder økonomiske ressurser, utføres en intern kontroll før du utfører en utgif.webpt, for eksempel i GAV (Administrative og salgskostnader) som er avledet fra oppgavene til disse funksjonene. Det må imidlertid kontrolleres for ikke å overskride det som er nødvendig for denne utførelsen i perioden.
Hvis det for eksempel kreves å kjøpe papirark, blyanter og skriverblekk for en måneds salg, bør den interne kontrollen ha et estimat av hva som blir brukt hver måned og sjekke dette hver måned for å beskytte denne utgif.webptsmarginen.
Internkontrollsikkerhetskopier
Akkurat som en øyeblikkelig registrering av ressurser og aktiviteter blir laget, er det viktig å arkivere den for å generere en fil angående hvert kontrollerte element.
Det er forskjellige programvare for internkontroll som selskaper kan leie, eller et Microsoft Excel-regneark er nok hvis det bestilles.
For å unngå tap kan du kjøpe en virtuell lagringssky og laste opp disse filene der for å unngå tap.
Hvis du også har papirstøtte med ansvarsunderskrifter, er det praktisk å digitalisere disse dokumentene. For eksempel gjennom skanneren og påfølgende tømming til digitale mapper.
Leder for internkontroll
Personene som er ansvarlige for interne kontrollhandlinger må være ryddig, organisert og i stand til å arbeide i scenarier med høy etterspørsel, siden de for eksempel kan ha kontroll over mange elementer samtidig: økonomisk kontroll av utgif.webpter, kontroll av aksjer, kontroll av bruk av selskapets eiendeler, og kontroll av inn- og utreise av mennesker.
Hvis noe mislykkes i denne registreringsprosessen, kan det være avvik i selskapets operasjonelle virkelighet og kapital, med hensyn til dets eiendeler. Det er av denne grunn internkontrollen må være en del av et ordnet og lenket system av operasjoner.
Intern kontroll gir verdifull støtte til den operasjonelle ledelsen av organisasjonen, og sikrer gjennomsiktige og trygge sporbarhetsprosesser.
Derfor ligger dets betydning i det faktum at selskaper, uavhengig av struktur og størrelse, implementerer noe internkontrollsystem for å holde en bedre oversikt over eiendelene sine og for å kunne diagnostisere hvor det er logistiske avvik, for å hele tiden forbedre prosessene i verdikjeden.