Kontorsautomatisering er en kombinasjon av maskinvare og programvare for å utvikle, automatisere og registrere informasjonen som et kontor trenger for å utføre prosessene og metodikken riktig.
Kontorsautomatisering ble født på slutten av 40-tallet, men den utviklet seg på 70-tallet av det 20. århundre. Innføringen av tekstbehandlere, som erstattet skrivemaskiner på kontorer, hadde mye å gjøre med opprinnelsen.
Charles Simonyi var skaperen av kontorautomatisering i 1948 gjennom lanseringen av Microsoft Office, i samarbeid med Richard Brodie.
Utvilsomt er dette konseptet alltid referert til og knyttet til kontorarbeid og verktøyene som brukes til å utføre det.
Det var en veldig nyskapende forandring. I denne forstand tjente denne prosessen til å effektivisere kontorarbeid, og det ble også opprettet nye muligheter for å utføre det. Manuelle aktiviteter, som var de viktigste på den tiden, ble byttet ut, og noen ble automatisert.
Administrative prosedyrer, møteplanlegging, innføring av Internett, bruk av datamaskiner og forskjellige prosessorer og kontorkomponenter var i sentrum for å effektivisere alle oppgaver.
Grunnleggende verktøy for kontorautomatisering
Dette er de mest fremtredende:
- Tekstbehandlere: Mye brukt i kontorarbeid.
- Kalkulatorer: Komponenter som effektiviserer alle kontoprosesser og tall knyttet til oppgavene som utføres.
- Programmer for skriveradministrasjon: Uten tvil et viktig objekt på ethvert kontor som trenger å konvertere virtuelle dokumenter til fysiske.
- Programmer for direktemeldinger: Veldig nyttig for kommunikasjon mellom arbeidere og overføring av umiddelbar informasjon.
- Databaser: Veldig viktig å registrere data relatert til et selskap, en organisasjon eller et prosjekt.
- Regneark: Noe mye brukt til å registrere fakturaer, for eksempel eller holde en oppdatert kontoadministrasjon.
- Faksmaskiner: Som skrivere brukes faksmaskiner mye på kontorer, noen ganger er begge komponentene inkludert i samme enhet.
Kontorautomatisering har vært et stort fremskritt innen kontorarbeid.
Eksempel på kontorautomatisering
Programmer som Excel, Word, PowerPoint har revolusjonert måten å jobbe på. Disse programmene er inkludert i Office-kontorpakken. Dette markedsføres av Microsoft. Imidlertid er det lignende kontorautomatiseringspakker som ikke koster noe.
I tillegg har selvfølgelig resten av enhetene nevnt klart å automatisere prosesser, og utvikle en mer smidig metode for å utføre kontoroppgaver.