Prosessautomatisering består av optimalisering av oppgaver eller aktiviteter via programvare. Disse prosessene må være effektive, redusere kostnader og gjennomføringstider.
Det vil si at oppgavene som er underlagt automatisering, vanligvis er gjentatte og enkle å utføre manuelle aktiviteter. Derfor kan de som betraktes som dynamiske eller krever en slags overdreven avansert analytisk intervensjon ikke automatiseres.
Prosessen der et selskap kan konvertere en manuell oppgave til en automatisert oppgave kan oppsummeres som følger:
Automatisering av prosesser er synonymt med effektivitet i økonomiske termer, men det antas også nedgangen til en rekke yrker som over tid forsvinner.
Fordeler og ulemper ved prosessautomatisering
Rundt automatiseringen av prosesser er det flere fordeler og ulemper, avhengig av synspunkt.
Hvis vi ser det fra et rent økonomisk og forretningsmessig perspektiv, er det en fordel å oppnå større effektivitet fordi dette fører til kostnadsreduksjoner. Dette betyr at i et marked av perfekt konkurranse en prisreduksjon kan gis i det tilbudte produktet eller tjenesten.
På den annen side, fra det sosiale og menneskelige synspunktet, vil automatisering av prosesser bety at noen yrker slutter å eksistere, eller at hvis de ikke gjør det, har de mindre relevans.
For å balansere fordeler og ulemper presenteres følgende fordeler:
- Kostnadsreduksjon og oppgavetid.
- Økning i forretningseffektivitet og produktivitet.
- Digitalisering og spesifikk overvåking av en eller flere prosesser.
- Reduksjon av feil av menneskelig opprinnelse.
- Opprettelse av spesialiserte jobber i felten.
Med hensyn til fordelene ser det ikke ut til at prosessautomatisering har noe handicap, men sannheten er at den har noen ulemper å ta i betraktning:
- Du kan trenge en sterk initialinvestering.
- Utseende eller fremheving av teknologisk risiko i selskapet.
- Mulig eksistens av kjedefeil.
- Ødeleggelse av grunnleggende jobber.
Å ta en balanse mellom fordeler og ulemper, hvis vi observerer ved tidligere anledninger på et historisk nivå, kan vi komme til at automatiseringen av prosesser er i tråd med ustoppelig teknologisk fremgang. Som i tilfellet med bilen og hesten, selv om utseendet til kjøretøyene avsluttet en økonomi basert på hestetransport, gjorde bilen det mulig å utføre nesten de samme oppgavene mer effektivt.
Trenere ble derfor byttet ut mot mekanikere, og halmboder for bensinstasjoner. Med andre ord fører godt gjennomført fremgang med seg en økning i sosial velstand.
Eksempler på prosessautomatisering
Avhengig av sektor eller fagfelt har prosessautomatisering blitt utført på følgende måter:
- Markedsføring: Den såkalte ‘markedsføringsautomatiseringen’, er automatiseringen som brukes til settet med dataprosesser relatert til forbrukere. Vanligvis i markedsavdelinger er de nøkkelen for å forstå og forutse forbrukeratferd. Andre applikasjoner er massesending av segmenterte e-poster på en automatisk måte, i stedet for å sende dem manuelt.
- Finansiere: I økonomi fungerer automatisering av prosesser hovedsakelig med kursutviklingen i aksjemarkedet eller, der det er hensiktsmessig, med selskapets egen interne regnskap. Eksempler er salg av finansielle produkter automatisk til en bestemt pris.
- Industri: Dette er en sektor der teknologiske oppdateringer og fremskritt vanligvis kobles tidlig. Årsaken ligger i salgets store volum. Det vil si at en liten besparelse eller reduksjon av spesifikke kostnader i en stor samlebånd vil bety en stor besparelse. Dette er fordi dette vil bli gjentatt så mange ganger som prosessen er utført, så det vil innebære en konkurransefordel kontra konkurrenter som vil ha mindre margin.
Oppsummert er dette noen av sektorene som kan være involvert i automatisering av prosesser, men ikke alle trenger å være knyttet til det digitale og teknologiske.
Et eksempel på dette er smidige strategier eller metoder, som er prosesser som styrer og etablerer regler som forbedrer kommunikasjon og prosesser rundt menneskelig kapital, det vil si rundt selskapets ansatte.