Eisenhower-matrisen er en grafisk fremstilling som viser oppgavene i påvente av utførelse, men gjør det ved å klassifisere dem etter viktigheten av disse oppgavene. På denne måten kan du organisere dem etter viktighetsnivå.
Eisenhower-matrisen er en grafisk fremstilling, der en toakset kvadrant vises. Disse aksene viser graden av betydning, samt hastetiden som kreves for hver oppgave. Slik sett hjelper kvadranten oss med å klassifisere oppgaver, avhengig av deres grad av betydning og leveringstid. Samtidig som det derimot tillater organisering av arbeidet, slik at vi med et øyeblikk kan organisere alt arbeidet som venter.
Eisenhower-matrisen består av fire blokker.
Klassifiseringen, som vi sa, etablerer oppgavene basert på hvor presserende en slik oppgave krever, samt deres betydning.
Hvordan er Eisenhower-matrisen designet?
Vi må vite at Eisenhower-matrisen, som vi sa, består av fire kvadranter.
I den første kvadranten er de viktigste så vel som presserende oppgaver. I denne forstand snakker vi om de viktigste prosjektene, som krever større oppmerksomhet, samt haster i utførelsen. Dette er de prioriterte oppgavene i utførelsen.
I den andre kvadranten vil oppgavene være, som er viktige, krever mindre haster. En kvadrant som inkluderer de oppgavene som skal utføres over lengre tid, men som krever mye oppmerksomhet, slik at denne kvadranten kan hjelpe oss til å være proaktiv på jobben. Disse oppgavene må planlegges, med sikte på forebygging.
På den annen side har vi i den tredje kvadranten de oppgavene som, selv om de ikke er viktige, krever større haster. Slik sett må vi være forsiktige med å ikke plassere disse oppgavene i første kvadrant. Den fastslår de som, til tross for at det haster, de er mindre viktige. Disse kan delegeres til andre mennesker.
Til slutt består den fjerde kvadranten av de oppgavene som verken er presserende eller viktige. I denne forstand snakker vi om matriksens minst viktige kvadrant. Vel, ved å ta vare på disse oppgavene, må vi vite at disse er de siste som oppmerksomhet er viet til. Disse kan i mange tilfeller elimineres.
For å få en mer visuell ide presenteres et eksempel på hvordan Eisenhower-matrisen vil se ut:
Hvordan fungerer Eisenhower-matrisen?
Vi må vite at, som enhver matrise, har Eisenhower-matrisen en bestemt funksjon, definert av forfatteren, som hjelper oss å lage matrisen, samt å bruke den riktig.
I denne forstand, som vist i den grafiske representasjonen, har vi fire kvadranter, ordnet i to akser som måler graden av betydning, så vel som haster, for alle våre oppgaver.
Den første kvadranten, som vist i definisjonen, vil omfatte de oppgavene med høyest prioritet, og som på en viss måte hjelper oss med å oppnå de prioriterte målene som vil bestemme oppnåelsen av våre mål. I denne kvadranten vil vi derfor inkludere kriser som krever umiddelbar løsning, problemer som krever en rask løsning, viktige prosjekter som er av større betydning.
For det andre fokuserer den andre kvadranten på de viktige, men ikke presserende aktivitetene. I denne forstand vil vi inkludere oppgaver knyttet til å observere nye muligheter, bygge relasjoner, så vel som andre viktige oppgaver, men som ikke krever haster.
For det tredje har vi den tredje kvadranten, som inkluderer oppgaver som ikke er viktige, men som krever haster. I denne kvadranten vil vi inkludere telefonsamtaler med klienter, e-post, møter, institusjonelle aktiviteter, blant andre.
På fjerde og siste plass har vi den fjerde kvadranten. Den integrerer oppgaver som verken er viktige eller haster, så vi vil ikke gi den mer betydning enn den allerede har. Denne kvadranten kan omfatte aspekter som å spise frokost på kontoret i lange perioder, noen samtaler som ikke bidrar med noe, e-post som ikke har noe med arbeidsaktivitet å gjøre, aktiviteter som ikke er blant andre.
Med disse fire kvadranter, og ved å bestille oppgavene godt, er målet at arbeidstakeren skal øke produktiviteten og effektiviteten.
Mål for Eisenhower Matrix
Som vi sa, er det en rekke mål å møte med implementeringen av nevnte matrise.
I denne forstand kan vi inkludere følgende mål, for eksempel de som hovedsakelig forfølges av denne matrisen:
- Økt produktivitet.
- Større effektivitet og effektivitet i oppgavebehandling.
- Oppnå målene i tide.
- Organiser arbeidet på en bedre måte.
- Større konsentrasjon om prioritering.
- Krisehåndtering.
- Disiplin.
- Kontroll.
- Utsikt.
Blant mange andre mål som, ved å implementere matrisen, kan oppnås.
