Filen refererer til settet med dokumenter som utgjør en prosedyre, det være seg rettslig, administrativt eller politi.
Begynnelsen av en hvilken som helst prosedyre, av hvilken som helst type, begynner med dannelsen av den filen, der grunnleggende data blir samlet inn i begynnelsen.
Filen må dannes i begynnelsen av personopplysninger om personen som er involvert i prosedyren: identifikasjonsnummer, navn og etternavn (i tilfelle å være en juridisk person, handelsnavn), adresse og alle nødvendige detaljer for saken som blir ført ute.
På tidspunktet for å iverksette en rettslig prosedyre, vil arkivene omfatte alle dokumentene som er levert av partene i konflikten og bevisene som er praktisert. På samme måte skjer det med de administrative filene der årsakene til at det samme blir samlet inn, og fremskrittene det har tatt.
Det er et essensielt sett med dokumenter for å kunne delta på rettslige eller administrative forespørsler eller å drive en organisasjon som gjør det mulig å ha oversikt over alle handlingene som er utført på ethvert felt, selv i næringslivet.
Filtyper
Hovedtyper av filer er:
- Rettsakter: De begynner med presentasjonen av kravet, og det er dannet av justismyndighetene. Saken avsluttes når dommeren bestemmer prosessen eller utsteder en dom. Hvis en advokat trenger å vite på hvilket stadium i saken er saken din, kan du be retten om å levere den fullstendige filen slik at du kan få vite alle detaljene om hvordan rettsprosessen er.
- Administrative filer: De kan oppstå av noe slag. Det kan være disiplinært. For eksempel har en fil blitt åpnet for en tjenestemann som ikke utførte sine funksjoner. Eller det kan være å løse en innbyggeres begjæring. For eksempel har en fil blitt åpnet for å få nasjonalitet.
- Politiet registrerer: Disse filene er av kriminell karakter, siden deres funksjon er å samle inn nødvendig informasjon for å vite om det begås en forbrytelse som skal bringes inn for dommeren og i sin tur er i samsvar med rettsmappen.