Prosjektplanlegging består av en systematisk organisasjonsprosess av de forskjellige oppgavene som skal utføres, samt nødvendige ressurser for å utføre dem.
Å planlegge et prosjekt består derfor av å gjennomføre en handlingsplan for alle faser av et prosjekt. I denne forstand snakker vi om systematisk organisering fordi det krever en rekke trinn som skal utføres. I tillegg må du vite hva du har, eller kan ha, for å oppnå målene.
Hvorfor er prosjektplanlegging viktig?
Når noe vi ikke forventer kommer opp, kan improvisering være et alternativ. Det er imidlertid ikke en god ide å gjøre det når du styrer et prosjekt. Selv om det er sant at det er prosesser som kan virke enkle, innebærer de fleste av dem stor kompleksitet. Derfor blir planlegging av dem en viktig aktivitet.
Derfor må vi være tydelige på hva vi vil og hvordan vi vil oppnå det, slik at hvis vi gjør en feil, kan vi ta korrigerende tiltak. Å ha en god plan er viktig når vi ønsker å utvikle en idé, en ny produksjonsform, et teknologisk fremskritt eller noe annet prosjekt.
Hvordan gjennomføre prosjektplanlegging
Deretter vil vi se trinnene vi må følge for å planlegge et prosjekt riktig. I sin tur må vi vite at disse er viktige fordi de lar oss strukturere aktivitetene og tiden vi bruker til hver enkelt. På samme måte må vi ikke glemme at planen i sin tur er et av trinnene i realiseringen av et prosjekt.
- Det første og fremst er å vite nøyaktig hva vi vil: Du må definere omfanget av prosjektet. For å gjøre dette må vi vite alle detaljene i hva vi ønsker å oppnå.
- På den annen side er det nødvendig å analysere gjennomførbarheten som et supplement til forrige trinn: En god idé er ubrukelig hvis den ikke er levedyktig. Dette betyr at prosjektet må kunne gjennomføres under passende forhold.
- I tillegg er det viktig å vite hva budsjettet vårt vil være og hvilke ressurser (inkludert menneskelige) vi vil ha: Denne fasen av prosjektet er den som lar deg finne investorer, partnere, samarbeidspartnere og til og med ansatte.
- På den annen side er det nødvendig å utdype de forskjellige arbeidsprosessene: Dette tredje trinnet refererer til å foreslå hvordan prosjektet skal lanseres. Du må definere hva oppgavene eller aktivitetene vil være og hvordan de skal utføres. Jo flere detaljer vi inkluderer, jo bedre.
- Evaluering av resultatene: Nå er det nødvendig å beskrive hvordan resultatene av prosjektet vil bli gjennomgått og evaluert. Det er nødvendig å kjenne til indikatorer, parametere eller variabler som skal måles. Dette trinnet er viktig for å heve mulige korreksjoner og beredskapsplaner.
Alle disse trinnene vil ende med utarbeidelse av en rapport som vil være prosjektplanen. Denne håndboken vil gjøre det mulig for alle å vite stien, hvordan den vil bli reist og hva deres bidrag vil være.
Prosjektplanleggingseksempel
La oss forestille oss at vi ønsker å gjennomføre et prosjekt bestående av opprettelsen av en potetgullfabrikk. Vi har bekreftet at markedet krever de vi spiste da vi var barn på messene i byen vår. Du må komme deg ned på jobb og planlegge trinnene du skal følge.
Vi kan se at det vi gjør er å følge fasene for å gjennomføre planleggingen av et prosjekt. Først definerer vi hva vi vil ha, potetgullfabrikken. Senere analyserer vi om det er levedyktig, vi gjør en markedsundersøkelse og vi bekrefter at det er et etterspurt produkt. For det tredje, budsjettet, må vi vite hva vi trenger for å produsere dem og hvordan vi skal finansiere det. Deretter lager vi arbeidsprosessene og hvordan vi skal evaluere dem i fremtiden.