Overvåking av et prosjekt refererer til utførelsen av en rekke handlinger med sikte på å verifisere riktig utvikling av utførelsen.
Overvåking av et prosjekt begynner derfor, og når det er planlagt, med implementeringen av prosjektet.
Overvåkingsfasen består i å verifisere om de forskjellige fasene i prosjektet blir utført, i tide og danner hver enkelt av dem. For å gjøre dette brukes en rekke parametere og variabler som lar oss finne ut om det er avvik fra den opprinnelige planen.
Viktigheten av prosjektovervåking
Dette trinnet er viktig for å etablere de nødvendige tiltakene for å løse problemene som oppleves i utførelsen. Vi kan ikke starte noe hvis vi ikke har noen veikart tidligere, samt en prosedyre for å verifisere at prosjektet kjører riktig. Av denne grunn må det etableres en klar, kort og detaljert oppfølging, med alt som er nødvendig for å kunne ta beslutninger.
I tillegg, som vi vil se i neste avsnitt, er det viktig å tydelig fastslå hvordan denne overvåkingen skal utføres. Det er viktig at alle vet hva som forventes av dem og hva deres handling bør være i tilfelle en eventuell beredskap.
Faser av prosjektovervåking
La oss nå se i detalj hvilke som kan være de viktigste fasene i overvåking av et prosjekt, samt hovedkravene.
- Måle: Først må du måle. Måling er nødvendig når vi vil kontrollere noe. Vi må vite hvor langt vi kan gå eller hva grensene vil være for å vurdere suksess eller fiasko. Derfor er det nødvendig å heve parametere og variabler, samt prosedyrene som brukes til å analysere dem.
- Møte og analyse: Deretter må du møte og analysere avvikene. Møtene skal være kortfattede, nøyaktige og direkte. Du må snakke om saken med indikatorene i hånden og med en kopi for hver deltaker. Fra møtet må det tydelig utledes hva problemet er, samt årsaker og konsekvenser.
- Søk etter løsninger: I neste trinn må du bestemme hvilken vei du skal følge for å løse disse avvikene. For denne fasen er det best for alle å jobbe i sitt område og med sin egen gruppe eller hver for seg. I et påfølgende møte vil disse løsningene bli vurdert for å velge de mest passende.
- Mål på nytt: Til slutt må du måle igjen. Når korreksjonene er utført, må analysen brukes igjen for å se om de har fungert. Hvis vi har lykkes, fortsetter prosjektet; ellers vil det være nødvendig å starte på nytt.
Eksempel på prosjektovervåking
Deretter skal vi se et eksempel for å fullføre.
La oss forestille oss et selskap som produserer sko. Dette selskapet produserer sko og distribuerer dem blant forskjellige butikker med flere merkevarer.
La oss se hvordan prosessen vil være.
I denne illustrasjonen kan vi se hvordan overvåking av et prosjekt vil bli utført. Først å etablere parametrene og målevariablene. For eksempel antall produserte sko eller antall solgte sko. Deretter må du sjekke hvilken type sko som fungerer best. På den annen side må du ta hensyn til de nye trendene som vekker kjøperens interesse. Til slutt må du sjekke igjen og ta korrigerende tiltak om nødvendig.
