Planlegging er det første trinnet i den administrative prosessen. Planlegging består i å definere strategiene som hjelper til å nå de tidligere etablerte målene.
Fundamentalt er planlegging et verktøy som brukes i ledelsen for å sette mål og velge virkemidler for å oppnå dem. Dette gjør det mulig å følge en konkret og definert fremgangsmåte. Med planleggingen kan du bestemme hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvor og når det skal gjøres, og hvor mye det vil koste oss.
På samme måte lar dette planleggingsverktøyet oss bestemme i øyeblikket hva vi skal gjøre i fremtiden. Først defineres problemet, deretter analyseres fortiden og planen som vi må følge blir tegnet.
Planleggingstrinn
Faktisk eksisterer alle selskaper eller organisasjoner for å oppnå et spesifikt mål. Derfor må oppdraget begrunne årsaken til at selskapet er på det nåværende tidspunkt. Mens visjonen indikerer hva selskapet håper å være i fremtiden.
Derfor avgjør en klar definisjon av oppdraget, visjonen og verdiene til et selskap hvilken type klienter det betjener, produktene det tilbyr og behovene det tilfredsstiller. Planleggingen må være i samsvar med disse grunnleggende aspektene av organisasjonen.
Hovedtrinnene som skal følges i planleggingsprosessen er:
1. Vurder dagens situasjon
For det første bør situasjonsvurderingen omfatte en analyse av de faktorene som er viktigst for selskapet. Disse faktorene kan være økonomiske indikatorer, markedstrender, konkurranse og ressursene selskapet har.
Det vil si at planlegging starter fra organisasjonens miljø. Med dette bestemmes formålet med selskapet og defineres de kort-, mellom- og langsiktige målene som forventes oppnådd. Søker å utnytte mulighetene og unngå trusler fra miljøet.
2. Definisjon av mål og mål
For det andre definerer mål og mål de viktigste tingene en organisasjon håper å oppnå på kort, mellomlang og lang sikt. Målene må være tydelig definert, derfor må de være realistiske, målbare og relevante for organisasjonen.
Selvfølgelig er målene de vanlige punktene som alle ansatte i en bedrift må jobbe for. Å bli viktige punkter som styrer folks handlinger og aktiviteter.
3. Utarbeide handlingsplanen
For det tredje, hvis målene skal nås, er det nødvendig å definere en handlingsplan. Handlingsplanen indikerer de spesifikke aktivitetene som må utføres for å oppnå målene. Disse konkrete handlingene kan også være strategier eller taktikker som må utføres for å oppfylle planens formål.
4. Ressurstildeling
For det fjerde kan ressursene som trengs for å gjennomføre planen være menneskelige, økonomiske, fysiske og materielle. Disse ressursene må tildeles i samsvar med handlingene eller aktivitetene som legemliggjøres i planleggingen.
Disse ressursene må absolutt organiseres effektivt i planleggingsprosessen. Likeledes må en kontrollprosess opprettholdes gjennom hele gjennomføringen av planen.
5. Utfør planen
For det femte innebærer utførelse å sette handlingsplanen ut i livet. For dette er det nødvendig å delegere myndighet, på samme måte tildele oppgaver og ansvar for å nå målene i planen. Gjennom gjennomføringen av planen kan tilbakemeldinger gis etter behov.
6. Kontroll
Til slutt er det nødvendig med kontroll i planleggingsprosessen slik at målene kan nås. Av denne grunn må det gis en oppfølging av hvordan aktivitetene gjennomføres og hvordan målene oppnås.
Planleggingsprinsipper
De viktigste prinsippene for planlegging er:
1. Nøyaktighet
Fremfor alt, når den gjennomfører planleggingsprosessen, bør den gjøres så klar og presis som mulig. Fordi planen må styre de konkrete handlingene som skal utføres. Derfor må det være så spesifikt som mulig, slik at det ikke er diffust eller for generelt. På denne måten vil det være mulig å oppnå at målene blir oppfylt med effektivitet og effektivitet.
På samme måte unngår presisjon improvisasjon eller uklarhet i utførelsen. For at planen skal fungere, må den være basert på reelle data og på presis og nøyaktig resonnement.
2. Fleksibilitet
Organisasjoner endres selvfølgelig alltid, så planlegging må være fleksibel for å enkelt kunne tilpasse seg endringer. Derfor må den kunne tilpasse seg endringer som kan oppstå etter at planen er utarbeidet.
Faktisk må hver plan ha en svak margin i uforutsette situasjoner. Finne nye handlingsretningslinjer som gjør det mulig å tilpasse seg nye situasjoner.
3. Enhet
Det er viktig å merke seg at selv om hver avdeling i organisasjonen er tildelt et bestemt mål eller mål, er hele planen orientert mot å oppnå et felles mål. Det vil si at selv om det er spesifikke planer for hver enhet, må alle koordineres til en generell plan.
Sikkert, alt må være perfekt integrert for å oppnå tilstrekkelig koordinering av funksjoner, ressurser og aktiviteter. Bare på denne måten er det mulig å nå målene.
4. Gjennomførbarhet
På den annen side skal ikke planen være så ambisiøs at den er umulig å oppnå. Men ikke så optimistisk at det ser ut til at det er veldig enkelt å oppnå. Det anbefales at planen kan gjennomføres, tilpasset organisasjonens forhold og behov.
Selvfølgelig må planleggingen være realistisk, derfor må den utarbeides i samsvar med virkeligheten, med erfaring og med ressursene som selskapet har.
Planleggingsfunksjoner
De viktigste egenskapene ved planlegging er:
- Det er et verktøy som brukes til å ta viktige beslutninger i en organisasjon.
- Planleggingsprosessen søker å optimalisere oppnåelsen av mål.
- Den søker å tilpasse målene i henhold til selskapets behov og ressursene den har tilgjengelig.
- Den definerer konkrete handlinger som er implementert i øyeblikket for å nå fremtidige mål.
- Planlegging er en rasjonell og bevisst prosess.
Planleggingstyper
Blant typene planleggingsprosesser finner vi:
1. Strategisk
I alle fall er strategisk planlegging det som definerer handlingsretningslinjene i organisasjonens generelle plan. Det utføres av toppledere i et selskap. Det involverer hele selskapet, generelt sett er de langsiktige og langsiktige målene etablert og definert.
2. Taktikk
På den annen side inkluderer taktisk planlegging spesifikke planer for hver enhet eller avdeling, og de er underordnet den strategiske planen. De er veldig detaljerte planer siden de veileder handlingen i hver avdeling. Dette kalles også funksjonell planlegging.
Vanligvis inkluderer den detaljplanen for hvert ledelsesområde i selskapet og er alltid underordnet den generelle planen for selskapet. De er også knyttet til kortsiktige beslutninger.
3. Operasjonell
De er generelt kortsiktige planer, nært knyttet til taktisk planlegging. De er handlinger og aktiviteter som må utføres på de laveste nivåene i forretningsorganisasjonen.
På denne måten bestemmer driftsplanlegging hvordan ressurser tildeles for å gjennomføre planen. Det er en kortsiktig planlegging for hvert driftsområde. Den etablerer trinnene som må følges og tidspunktene de må oppfylles på.
Avslutningsvis kan det sies at planleggingsprosessen er avgjørende for at et selskap skal oppnå høyt ytelsesnivå. Vel, gjennom planlegging defineres målene og målene som forventes oppnådd. I tillegg kan de mest egnede virkemidlene velges for å oppnå dette. Uten en plan kan ikke de menneskelige, økonomiske og materielle ressursene som et selskap eier styres tilstrekkelig.