Prosessledelse er en tilnærming som anser en organisasjon som et nettverk av relaterte og sammenkoblede prosesser. Derfor er det måten å administrere en organisasjon basert på prosessene som utføres.
Utvilsomt er en prosess en sekvens av aktiviteter som tar sikte på å tilføre verdi til et input for å oppnå et resultat eller output. All produksjon må tilfredsstille et behov eller et krav fra en intern eller ekstern kunde.
Selvfølgelig må enhver prosess, enten enkel eller komplisert, stor eller liten, ha input, transformasjon og output. Inndata er en hvilken som helst ressurs eller inndata som må transformeres. Transformasjon er arbeidsprosessen som tilfører verdi til innganger og får et resultat. Produksjonen utgjør det endelige resultatet, for eksempel varen eller tjenesten som klarer å tilfredsstille et behov.
I tillegg står prosessfokusert styring i kontrast til den tradisjonelle strukturen til funksjonsbaserte organisasjoner. Den grunnleggende ideen er å tilføre verdi til interne og eksterne kunder. Av denne grunn søkes kontinuerlig forbedring av alle prosesser gjennom identifikasjon, beskrivelse og dokumentasjon.
Hvordan vet du om en aktivitet er en prosess?
Faktisk kan ikke alle aktivitetene som utføres i et selskap betraktes som en prosess. For å betrakte en aktivitet som en prosess må du:
1. Ha et klart oppdrag og formål
Hver aktivitet klassifisert som en prosess må svare på oppdraget og formålene organisasjonen har etablert. Disse aktivitetene må svare på det selskapet forventer å bli gjort.
2. Aktiviteten må være nøyaktig definert
Alle medlemmer av organisasjonen må vite nøyaktig hvordan hver prosess skal gjennomføres. Selv når en ny ansatt er ansatt, kan du få tilgang til dokumenterte kilder som indikerer hvordan hver aktivitet utføres.
3. Den må inneholde innganger og utganger
Selvfølgelig må hver prosess ha input av input eller råvarer som må forvandles til et endelig resultat. Dette resultatet er det som er kjent som produksjonen av prosessen som gir verdi for interne og eksterne kunder.
4. Leverandører, kunder og et sluttprodukt kan identifiseres
Naturligvis vil leverandørene være alle de som leverer inngangene eller råvarene for å gjennomføre prosessen. Kunden vil være mottaker av varen eller tjenesten som genereres. Mens det endelige produktet er verdien av verdien som prosessen genererer.
5. Aktiviteten kan deles inn i oppgaver eller delprosesser
Hver prosess kan ha en eller flere oppgaver som vil bli utført av en eller av en gruppe mennesker som er ansvarlige for utførelsen.
6. Kan dokumenteres
Alle disse aktivitetene kan dokumenteres ved hjelp av en prosessadministrasjonsmetodikk, som definerer tider, ressurser og kostnader. Alt dette dokumenterte dokumentet sikrer overholdelse av kvalitetsstandarder.
7. Har ansvarsoppgave
Visstnok er en prosess delt inn i oppgaver som må utføres i en avdeling eller i flere avdelinger i selskapet. Hver aktivitet skal tilføre verdi til interne kunder, hvis vi snakker om en underprosess, eller ekstern, hvis det er den siste fasen av prosessutgangen. Ved hvert trinn må det være en person som har ansvaret for hver av utgangene.
Hvorfor er det viktig å være prosessbasert?
Det er logisk å anta at prosessledelse definerer prosessene som må utføres på en tidligere strukturert måte, kontinuerlig gjennomgå dem for å finne muligheter for forbedring. Dette, siden prosessene i en organisasjon kontinuerlig forbedres, hjelper det å forbedre organisasjonens totale funksjon.
Faktisk gir fokuset på prosesser en helhetlig oversikt over driften av selskapet generelt og globalt. Det anerkjenner også at selskapet må ha en horisontal struktur for å svare på en syklus av prosessen på en komplett måte.
I tillegg søker alle prosesser kundetilfredshet. Når vi snakker om en mikroprosess, inkluderer den bare interne prosesser som tilfredsstiller behovene til interne kunder. Nå inkluderer en makroprosess både interne og eksterne prosesser for å tilfredsstille interne og eksterne kunder i organisasjonen.
På samme måte, med fokus på prosesser, vil selskapet kunne oppnå et konkurransefortrinn, siden denne typen administrasjon prioriterer kundetilfredshet. Dette betyr at selskaper blir tvunget til å maksimere effektiviteten. Derfor er det viktig at organisasjoner søker kontinuerlig forbedring av sine prosesser og i sin tur av selskapet generelt, og tilbyr bedre løsninger på kundeproblemer.
Fordeler med prosessledelse
Prosessstyring har følgende fordeler:
1. Reduser unødvendige interne kostnader
Til å begynne med kan selskapet redusere unødvendige kostnader innenfor sine prosesser, siden det kan eliminere oppgaver eller trinn som ikke gir verdi. Derfor, hvis unødvendige trinn elimineres, blir også kostnadene eliminert.
Ved å eliminere aktiviteter som ikke gir verdi, blir prosessen mer presis, og selskapet kan fokusere mer på å møte kundenes behov, behov og forventninger. Alt i alt sparer det ressurser som tid, penger og menneskelig innsats.
2. Forkort leveringstidene
Deretter kan ledetider eller ledetider forkortes ved å identifisere nedetid for prosesssyklusen. Av denne grunn elimineres og strømlinjeformes prosesser.
3. Forbedrer kvaliteten og tjenesten som kunden oppfatter
På den annen side tilfredsstiller klienten bedre deres behov ved å forbedre kvaliteten og tjenesten som tilbys. Å få kunder til å opprettholde et forhold til selskapet.
4. Innlemme ekstra serviceaktiviteter
På samme måte gjør denne tilnærmingen det veldig enkelt å legge til ekstra fordeler med kundeservice. Disse tjenesteaggregatene har lave kostnader og blir lett oppfattet av klienten.
Kjennetegn på organisasjoner som bruker prosessledelse
1. Prosessen dominerer over strukturen
For det første anser selskaper som bruker prosessledelse at strukturen i selskapet ikke er noe annet enn infrastrukturen for å gjennomføre prosessene. Derfor gir de relevans til prosessene og strategiene utformes ut fra prosessene.
2. Organisasjonen er tverrgående
For det andre får prosessledelse organisasjoner til å konfigurere seg som et sett eller et system av prosesser og underprosesser som tillater oppnåelse av mål. Hovedmålet med alle prosesser er å generere verdi for kunden.
3. Bruk av informasjonen
For det tredje legger organisasjoner høy verdi på informasjon om de forskjellige prosessene og aktivitetene som må utføres. Den konstante informasjonsflyten er viktig for å fungere vellykket i alle prosesser og i selskapets generelle drift.
4. De er generatorer av verdi
Til slutt er organisasjoner som bruker prosessstyring, verdiskapere. Av samme grunn at den er prosessbasert, er hver utgang en merverdi gjennom produktene og tjenestene de tilbyr. Og dette er det grunnleggende formålet med enhver prosess.
Prosessstyringstrinn
De viktigste trinnene i implementeringen av prosessledelse er:
1. Informasjon, opplæring og deltakelse
Prosessstyring er en ny måte å administrere på. Derfor er det viktig at alle blir informert og trent før prosessene implementeres. I tillegg må alle informeres om målene som prosessen søker, hva trinnene er i og hvilket samarbeid som kreves.
2. Identifisering av prosesser
Selvfølgelig må prosessene være tydelig identifisert. Derfor må det lages en liste over alle prosessene som utføres. Hver prosess må ha:
- Et navn.
- Aktivitetene og trinnene du må ta.
- Et proseskart.
3. Valg av relevante prosesser
Det skal bemerkes at de relevante prosessene er de som gir mest verdi, og som er veldig viktige for selskapet å prestere effektivt. Av denne grunn har de en betydelig innvirkning på selskapets strategiske mål.
4. Etablere en ansvarlig
Når relevante prosesser er identifisert, tildeles de en leder. Den ansvarlige personen må ha det ansvaret og autonomien som er nødvendig for å oppfylle de strategiske målene.
5. Prosessanalyse og problemoppdagelse
Hver prosess blir analysert, uansett om den oppfyller de foreslåtte målene. Hvis noen av dem ikke møter dem og presenterer et problem, må de redesignes på riktig måte.
6. Retting av problemer
Når problemene som har størst innvirkning på målene og klientene er identifisert, søkes det en løsning for dem. Dette definerer handlingene som må følges for ikke å påvirke ytelsen til prosessen og organisasjonen som helhet.
7. Bruk av indikatorer
Til slutt vil prosessene bli evaluert med jevne mellomrom. Det vil avhenge av denne evalueringen om de overholder de foreslåtte indikatorene. Indikatorene er veldig viktige for å analysere den virkelige ytelsen til prosessene og for å kunne bestemme svake punkter. Alt dette for å kunne bruke korrigerende tiltak.
For å konkludere kan det sies at prosessledelse øker effektiviteten i organisasjoner. Dette fordi suksessen vil avhenge av tilstrekkelig gjennomføring av prosessene, som må være tydelig dokumentert. Men fremfor alt må de være rettet mot å generere verdi for kunden.
