RACI-matrisen brukes til å tilordne og definere graden av ansvar som tilsvarer hver av menneskene som er involvert i å gjennomføre et prosjekt.
Det er også kjent som en ansvarsfordelingsmatrise. Hensikten er å være i stand til å etablere de forskjellige rollene og ansvaret som hver person som danner i gjennomføringen av et prosjekt må påta seg.
Som en konsekvens anbefales det at den utarbeides i begynnelsen av et prosjekt. Slik at det fra begynnelsen er klart og etablert hvilken rolle og ansvar hver person som deltar i et prosjekt vil påta seg. Dette sikrer også at større samarbeid oppnås av alle deltakere.
Hva betyr hver bokstav som utgjør navnet på RACI-matrisen
Navnet på RACI-matrisen består av fire bokstaver og hver bokstav har en betydning. Betydningen av hver bokstav er som følger:
Bokstav R
Utvilsomt er R brevet som indikerer hvem som påtar seg ansvar. Dette brevet definerer rollen til personen som har ansvaret for å utføre en bestemt oppgave. Derfor tar du ansvar for å levere inn ferdig lekser i tide og på den etablerte måten.
Bokstaven A
Tilsvarende bestemmer bokstaven A hvem som godkjenner. Rollen til personen som skal fungere som godkjenner, er å godta og godkjenne oppgaven som er levert av den ansvarlige personen. Med andre ord bekrefter godkjenneren at arbeidet er utført i henhold til de nødvendige kravene.
Bokstav C
På sin side angir bokstaven C hvem som blir konsultert. De er vanligvis eksperter eller kunnskapsrike om et emne og en oppgave som blir konsultert for deres mening og forslag om noen aspekter av prosjektoppgavene. Den eksterne konsulterte sin mening om et eller annet aspekt som må tas i betraktning i realiseringen av prosjektet, siden han er ekspert på emnet.
Bokstav I
Til slutt bestemmer brevet jeg hvem som rapporterer. Rollen til disse menneskene involverer hvert individ som må informeres om prosessen med evolusjon og utvikling av oppgavene som er en del av prosjektet. De må også informeres når oppgavene er fullført.
Fordeler med å lage en RACI-matrise
De viktigste fordelene som skal oppnås når en RACI-matrise lages, er:
- Rollene og ansvaret til hver av deltakerne som er involvert i et prosjekt er tydelig definert.
- Det er mulig å bestemme hvilken person som påtar seg ansvaret for å avlegge kontoer med hensyn til oppgavene eller verkene som må utføres.
- Det muliggjør balansering av arbeidsmengden mellom personer, team eller avdelinger som er involvert i utviklingen av prosjektet.
- Det gjør det enkelt å holde en kontrollert oppfølging av utviklingen og utførelsen av oppgavene og arbeidet som kreves for å fullføre utviklingen av prosjektet.
Hvordan bygge en RACI-matrise
For å utvikle en RACI-matrise må følgende trinn følges:
Trinn 1
Først bestemmes oppgavene som skal utføres i et prosjekt og plasseres som radene som utgjør matrisen.
Steg 2
For det andre blir menneskene som er involvert i utviklingen av prosjektet identifisert og plassert i form av kolonner i matrisedannelsen.
Trinn 3
For det tredje plasseres bokstavene i ordet som utgjør navnet på RACI-matrisen. Ved å tildele hver bokstav i hver oppgave, er det mulig å definere hvem av de involverte personene som vil være ansvarlige, hvem som godkjenner, hvem som blir konsultert og hvem som må informeres om gjennomføringen av hver prosjektoppgave.
Trinn 4
Til slutt vil det være mulig å avgjøre om alt arbeidet er godt fordelt, om det er tomt sted og om det er duplikasjoner. Dette for å verifisere at alt er godt formet og unngå senere problemer.
Fordeler og ulemper ved å bruke en RACI-matrise
Fordelene som kan oppnås ved gjennomføring av et prosjekt ved å bruke RACI-matrisen er følgende:
1. Det er en smidig og enkel kommunikasjonsprosess
Kommunikasjon viser seg vanligvis å være enklere og raskere, siden RACI-matrisen lar deg tydelig visualisere hvilken rolle og funksjon hver person skal spille. Dette eliminerer ikke, men det minimerer kommunikasjonsproblemer mellom personene som er involvert i prosjektet.
2. Forbedre produktiviteten
Åpenbart, ved å minimere kommunikasjonsproblemer, bidrar dette til en bedre tidsbruk, og som en konsekvens oppnås en økning i produktivitet. Gjennomføringstiden for hver oppgave forkortes, og dette strømlinjeformer den generelle gjennomføringsprosessen.
3. Riktig fordeling av arbeidet
I tillegg lar RACI-matrisen deg visualisere ansvaret og funksjonene, slik at det kan identifiseres hvis arbeidsmengden fordeles på en proporsjonal måte. Hvis det er mulig å fastslå at en ansvarlig person har tildelt en overdreven arbeidsmengde, blir de nødvendige justeringene gjort før gjennomføringen av prosjektet. Å oppnå en mer balansert fordeling av byrder og ansvar.
4. Forventningene er oppfylt
Faktisk, når du bruker dette verktøyet, er resultatene oppnådd ved slutten av et prosjekt veldig lik resultatene som forventes i begynnelsen av prosjektet. Dette skjer fordi du bedre kan kontrollere alle oppgavene som må utvikles. I tillegg vet hver person spesifikt hva de er ansvarlige for i hele prosjektgjennomføringsprosessen.
Selv om fordelene er store og mange, kan det også være ulemper med RACI-matrisen.
- Først kan det være for komplisert å bruke, noe som påvirker forståelsen negativt.
- Til tross for at RACI-matrisen er et flott verktøy, er det ikke nok bare å lage den, men du må også overholde den.
- I tråd med ovenstående kan det for de som ikke er kjent med matrisen være dyrt å generere den for første gang.
- Det er muligheten for at det er prosjekter som ikke krever planlegging av denne typen, så opprettelsen av matrisen kan være mer noe som bremser prosjektet, enn noe som driver det.
Avslutningsvis er RACI-matrisen et veldig nyttig verktøy som kan brukes i alle typer prosjekter. Siden den bestemmer rollene og funksjonene til alle menneskene som deltar i realiseringen. Dette favoriserer bedre kontroll og oppnåelse av bedre resultater på slutten av prosjektet.