Stadiene i den administrative prosessen er planlegging, organisering, ledelse og kontroll.
I dette innlegget vil vi utvikle og forklare stadiene i den administrative prosessen. Som angitt i begrepet administrativ prosess, må vi skille mellom faser og stadier. Den mekaniske fasen (planlegging og organisering) og den dynamiske fasen (retning og kontroll).
Det er veldig viktig å forstå hvert trinn i rekkefølge. Alle trinn er viktige og innbyrdes forbundne.
Oversikt over stadiene i den administrative prosessen
For å gjøre det enda lettere å forstå, har vi utarbeidet denne oversikten over den administrative prosessen:
1. Planlegging
Planlegging består av den delen som er ansvarlig for å se hvordan noe skal gjøres. Det vil si svar på spørsmål som:
- Hva ønsker vi å oppnå?
- Hva må vi gjøre for å nå målet vårt?
- Hvem skal ha ansvaret for hver del av prosessen for å nå målet?
- Når og på hvilke vilkår vil hver handling utføres?
- Hvilke ressurser trenger vi?
- Hvor kan vi få ressursene?
- Hva koster disse ressursene?
- Hva slags tilbakeslag kan vi ha, og hvordan skal vi løse dem hvis de oppstår?
- Hva gjør vi når vi møter et tilbakeslag som vi ikke hadde forutsett?
Kort sagt handler det om alt vi må bestemme før vi begynner. Uten planlegging vil vi løpe målløst. Og hvordan vet vi, det spiller ingen rolle i det hele tatt å løpe veldig fort hvis vi ikke har en plan.
2. Organisasjon
Når vi har laget en planlegging, er det på tide å organisere. Dette er, ganske enkelt, for å distribuere oppgavene. På en eller annen måte gir mening om alle spørsmålene vi har prøvd å svare på i planleggingsfasen. Noen spørsmål å løse i dette stadiet av den administrative prosessen er:
- I hvilken rekkefølge skal vi ta oss av oppgavene?
- Hvem skal ha ansvaret for hver oppgave?
- Skal vi utføre oppgavene sammen, eller skal hver ha ansvaret for en ting?
- Vil vi ta dem demokratisk når vi tar avgjørelser?
- Vil hierarkiet være horisontalt eller vertikalt?
Selv om disse spørsmålene kan virke som en del av planleggingen, er fokuset her å få konseptet videre. Det vil si at det er en del som fastslår hvordan alt er organisert. Når det er i gang, hvilke organisatoriske prinsipper som følges.
3. Adresse
Ledelse, i motsetning til hva mange tror, trenger ikke å ha ansvaret for en enkelt person. Det kan også drives av en styringsgruppe. Ledelsen er imidlertid ansvarlig for å hjelpe, gripe inn, støtte eller motivere arbeidet som utføres.
Dermed har for eksempel direktørene ansvar for å påvirke medlemmene av prosjektet. Enten å hjelpe dem, gi dem alternativer eller unngå konflikter mellom forskjellige deler av organisasjonen.
4. Kontroll
Kontroll er spesifikt definert som overvåking av resultater og måling av dem gjennom pålitelige beregninger. Så basert på de etablerte beregningene, vil organisasjonen prøve å spore aktiviteter for å se om den planlagte planen blir fulgt.
La oss for eksempel si at det årlige salgsmålet ditt er 10 000. I planen er det fastslått at det i januar måned må foretas 1000 salg for å oppnå målet. Å sjekke om disse delmålene blir fulgt, hjelper oss å kontrollere at hovedmålet nås.