Prosessanalyse er en metodikk som beskriver de forskjellige trinnene som utgjør en prosess.
Det er viktig å merke seg at det å analysere hvert trinn i prosessen er viktig fordi noen av dem gir merverdi, og andre bare produserer avfall. Analysen gjør det mulig å identifisere de trinnene som er negative for driften av selskapet. Det som søkes når man gjennomfører en prosessanalyse er å redusere eller eliminere trinnene som produserer avfall.
På den annen side bidrar kunnskap og forståelse av hvordan prosessene fungerer, til å forbedre og sikre selskapets konkurranseevne. Dette, siden det gjør det mulig å undersøke på en generell måte hvordan prosessene fungerer, og til og med numeriske data kan fås. Disse dataene gir indikatorer for tid som kreves for prosessen, mengden avfall, hvor mange mennesker som er involvert, og kostnadene som kreves.
Til syvende og sist, det som søkes når du utfører en prosessanalyse, er å skille trinnene som utgjør prosessene. Studer deretter hvert trinn separat for å endelig finne ut om det fungerer som det skal, eller hvis ikke, se etter måter å forbedre dem på.
Viktige begreper i prosessanalyse
Først og fremst er de viktigste begrepene å mestre for bedre å forstå en prosessanalyse:
Hva er en prosess?
En prosess er et sett med trinn eller aktiviteter knyttet til formålet med å oppnå et bestemt resultat. Hver prosess involverer en rekke innganger, som transformeres for å oppnå utganger. Utgangene tilsvarer slutten eller forventet resultat.
Hva er analyse?
Nå er analysen en metode som består i å identifisere komponentene som utgjør en helhet eller en enhet. Deretter fortsetter vi med å skille hver av komponentene. Hver komponent må undersøkes i detalj for å kjenne egenskapene, dens natur og hvordan den fungerer.
Fremgangsmåte for å utvikle en prosessanalyse
Hovedtrinnene for å utføre en prosessanalyse er som følger:
1. Identifisering av prosesser
For å begynne å gjennomføre en prosessanalyse, må du først identifisere prosessene som forårsaker et problem. Dette for å forbedre dem. Prosessene som må forbedres vil være de som ikke oppfyller de fastsatte målene.
2. Utnevne arbeidsteamet
Etter at prosessene som skal forbedres er identifisert, er neste trinn å utpeke gruppen mennesker som skal gjennomgå og analysere dem. Det mest hensiktsmessige vil være å velge de menneskene som vet om prosessene eller er relatert til dem.
Arbeidsteamet må bestå av:
- En person som påtar seg rollen som teamleder.
- En leder i selskapet som har beslutningskapasitet.
- En gruppe arbeidere som er kjent med prosessen.
- Arbeidere fra andre avdelinger som ønsker å følge nøye med på forbedringene.
3. Lag et prosessdiagram
Deretter trekkes det opp et prosessdiagram. Dette diagrammet gjør det enkelt å grafisk visualisere prosessen som skal forbedres. Diagrammet lar deg forstå prosessen på en enkel måte og holde hvert medlem av teamet ansvarlig for oppgavene de må utføre. I dette trinnet er det praktisk å definere start- og sluttdatoer for prosessanalysen.
4. Kjenn den nåværende situasjonen i prosessen
Dette trinnet lar deg vite hvordan en prosess utvikler seg. Deretter må den optimale måten å implementere den på, slik at bedre resultater oppnås. For å oppnå en prosessforbedring er det viktig å kjenne meningene til de involverte arbeidstakerne. Det er også nødvendig å gjennomgå de numeriske dataene om prosessens effektivitet, hva som er det endelige målet for prosessen og hindringene som kan påvirke den.
5. Bestem aspektene for forbedring
Etter å ha kjent den nåværende ytelsen til prosessen, er det viktig å avgjøre hvilke aspekter som må forbedres. De aspektene som skal forbedres, må være korrelert med forventede mål for prosessen.
6. Design den forbedrede prosessen på nytt
Til slutt, etter å ha utført alle de forrige trinnene, blir den nye forbedrede prosessen redesignet. Denne redesignet kan gjøres med all informasjon som er oppnådd gjennom de ovennevnte trinnene. Omformingen av den nye prosessen bør fokuseres på å nå målene. Hvis de forventede målene oppnås, er analysen vellykket og selskapet vil prestere mer effektivt.
Fordeler med å gjennomføre en prosessanalyse
Utvilsomt er målet med å gjennomføre en prosessanalyse ikke bare innsamling av data og informasjon. Det viktige er at dataene og den innhentede informasjonen kan brukes til å gjøre de tilsvarende og nødvendige forbedringene i prosessene. Ellers vil du bare kaste bort tid, krefter og ressurser.
Fordelene som kan oppnås ved bruk av denne metoden er:
- Forbedre kvaliteten på prosessene.
- Øk effektiviteten i selskapet.
- Reduser kostnadene ved de implementerte prosessene.
- Forenkle arbeid og aktiviteter.
- Gjør arbeidet generelt mer effektivt og trygt.
Typer prosessanalyse
De to viktigste typene av prosessanalyse er:
- Prosessoppgaveanalyse: I analysen av prosessoppgaver er hovedfokuset aktivitetene og oppgavene som folk utfører. Derfor er det viktigste i denne analysen menneskene eller hva de gjør.
- Analyse av prosessprodukter: Produktanalyse fokuserer på hva som kan gjøres mot et objekt. Det viktigste er objektet eller hva som kan gjøres med det.
Selvfølgelig, i analysen kan du finne rekkefølgen på trinnene i hele prosessen. Disse trinnene og deres tilsvarende rekkefølge kan presenteres grafisk ved hjelp av en bestemt symbologi.
Regneark for prosessanalyse
Generelt, for å utføre en prosessanalyse, kan du bruke et enkelt ark som må ha følgende kolonner:
- Nummer: Her noteres antallet som tilsvarer hvert av trinnene i prosessen, i henhold til ønsket rekkefølge.
- Fremgangsmåte: Trinnkolonnen brukes til å registrere og beskrive hvert av trinnene som må følges i en prosess.
- Strømme: Symbologien som brukes til å visualisere prosessflyten plasseres i flytkolonnen.
- Vær: En passende tidsenhetsmåling brukes i denne kolonnen for å registrere ytelsen til hvert trinn.
- Grafiske symboler: I denne delen er riktig rekkefølge for hvert av prosesstrinnene representert med symboler.
Prosessanalysearket vil bli representert som følger:
For å avslutte avslutter vi med å si at prosessanalyse er en veldig nyttig metodikk for ethvert selskap, siden det er veldig enkelt å identifisere og evaluere alle trinnene som er gjenstand for forbedring i prosessene som presenteres, når en adekvat prosessanalyse utføres. noen type problemer. I tillegg hjelper det å ta beslutninger for å implementere redesign av prosesser som må forbedres slik at målene kan nås.
