En rapport er et dokument hvis formål er å kunne kommunisere et sett med informasjon som er samlet inn og tidligere analysert i henhold til visse kriterier.
Rapporten samler derfor informasjon og fakta som er bekreftet og analysert av forfatteren. Informasjon som, etter å ha blitt analysert, gir en rekke svar, samt relevante data, til organisasjonen til en institusjon eller enhet.
På denne måten er målet bruken av disse dataene for å, som forfatterens anbefaling, løse en bestemt konflikt eller uønsket situasjon på best mulig måte.
En rapport skrives alltid i informasjonsprosa.
Dette inkluderer anbefalingene, samt analysen, fra forfatteren for å løse en bestemt situasjon.
Rapporttyper
Blant de vanligste rapporttypene bør følgende fremheves:
Avhengig av antall sider og lengden på dem, kan disse klassifiseres i to typer:
- Ledelsesberetning: Overstiger ikke 10 sider, mens nøyaktig informasjon samles inn.
- Lange rapporter: Overstiger 10 sider.
Basert på innholdet kan disse klassifiseres i fire typer:
- Av informativ karakter: Fokusert på allmennheten.
- Vitenskapelig: Med streng språk, samle inn vitenskapelig informasjon som et produkt av en undersøkelse.
- Teknisk: Mens den opprettholder nivået i en vitenskapelig rapport, er den fokusert på organisasjoner og enheter i privat og offentlig sektor, med et spesifikt mål.
- Blandet: Serverer informasjon både for allmennheten og institusjoner.
Til slutt, basert på skrivingen, kan vi klassifisere rapportene i tre typer:
- Analytics: Målet er analysen, som navnet antyder, samt ratifiseringen av de beslutningene som er tatt.
- Utstillinger: De inneholder informasjon du vil eksponere for publikum.
- Overbevisende: De prøver å overbevise mottakeren, og deres mål er å ta en bestemt beslutning.
Det skal bemerkes at, i tillegg til de siterte, er det en annen serie rapporter som, fordi de er mindre hyppige, ikke har blitt nevnt.
Et eksempel på disse er blant annet arbeidsrapporter, forskningsrapporter, økonomiske rapporter, akademiske rapporter.
Oppbygging av en rapport
Strukturen som en rapport vanligvis presenterer er som følger:
- Introduksjon.
- Kropp.
- Konklusjon.
- Bibliografi.
Denne strukturen, avhengig av rapporttype, kan variere.
Et eksempel kan være eksponeringsrapporten. Dette skal ikke ha konklusjoner, men bør fokusere mer på kroppen, samt på utviklingen av hypotesen den prøver å avsløre.
Tips for en god rapport
Her er noen tips som kan hjelpe oss med å utarbeide en rapport:
- Velg målet godt.
- Tenk på publikum som hovedfokus.
- Lag en liste over hva vi vil ha med i rapporten.
- Finn de mest nøyaktige kildene.
- Skriv teksten tydelig og presist.
- Bruk viskelær.
- Stol på kollegaer som kan gi oss en ytre visjon.
- Bruk grafikk og bilder som følger med lesingen.
- Gjennomgå teksten, samt dens estetikk.
- Les og les rapporten flere ganger når den er ferdig.
Dette er blant annet noen av tipsene som kan hjelpe oss med å skrive en rapport. For dette oppfordrer vi deg i kommentarene til å gi oss flere tips du kan tenke deg for korrekt utfylling av en rapport.