Funksjonene til en administrativ assistent er de som kommer fra et administrativt arbeid på kontoret. De spenner fra kundeservice til dokumenthåndtering av et selskap.
Arbeidet til en administrativ assistent har flere oppgaver og er grunnlaget for den daglige aktiviteten til et selskap fra et administrativt synspunkt.
Selv om denne profesjonelle stillingen som oftest er den som har lavest rang og lønn i en virksomhets struktur, utfører denne typen profil mange og varierte grunnleggende funksjoner i løpet av et selskap.
For sitt arbeid må en assistent ha påviselig kunnskap og ferdigheter om elementer på et kontor.
Spesielt viktig er domenet til den grunnleggende kontorautomatiseringsprogramvaren som er utvidet blant forretningsstoffet, så vel som andre spesifikke programmer for visse sektorer (grafisk design, vektor, programmering, aktuarvitenskap …)
I tillegg er det vanligvis nødvendig for denne profilen å håndtere datautstyr eller eiendeler som er vidt spredt på kontorer av alle slag. Eksempler på dette er datamaskiner, kopieringsmaskiner og annet dokumentbehandlings- og arkiveringsutstyr.
Administrativ assistentfunksjoner
En administrativ assistent utfører et stort antall oppgaver hver dag i et selskap. Alle kan kategoriseres som følger og krever en rekke kompetanser:
- Ansikts-til-ansikt kundeservice: Assistenten er den første som er tilgjengelig for publikum, og fungerer som et filter for kundene til selskapene i hvert selskap.
- Kommunikasjonsledelse: Denne profesjonelle skal organisere telefon- og e-postkontakter. Det er også vanlig for deg å koordinere sosiale nettverk eller webelementer i fravær av spesifikke fagpersoner for disse funksjonene.
- Mottak, styring og sending av dokumentasjon: Det er vanlig at administrative assistenter fungerer som bagasje- og dokumentbehandlere og distribuerer dem gjennom de forskjellige avdelingene.
- Daglige ledelsesoppgaver: Ofte oppfyller disse arbeidstakerne grunnleggende kontorautomatiseringsoppgaver, for eksempel oppretting av ulike typer innhold og utarbeidelse av personalagendaen. De mest fremtredende er fakturering, regnskap eller dokument- og filadministrasjon.
- Forholdet til tredjeparter: Bedrifter må etablere kommunikasjon med andre, for eksempel leverandører eller offentlige regulatorer. Ofte har administrativ assistent ansvaret for å holde denne informasjonsflyten flytende.
- Støtte til senioransatte eller veiledere: Som i forrige punkt utfører mange assistenter støtteoppgaver for andre områder av selskapet fra et administrativt synspunkt.
Stillingen som administrativ assistent
Denne typen profesjonelle finnes i alle typer selskaper, uavhengig av størrelse og økonomisk sektor de deltar i.
Samtidig er den til stede i både private og offentlige selskaper med tilgang gjennom motstand.
Takket være utviklingen av nye digitale miljøer og fremveksten av ny telekommunikasjon, har den profesjonelle profilen til en administrativ assistent fått nye funksjoner å utføre.
Dette har påvirket behovet for opplæring for å fylle denne stillingen i et selskap. Vanligvis er denne forberedelsen regulert i profesjonelle opplæringskurs rettet mot kunnskap om bedriftsadministrasjon eller økonomi.