Omfanget av et prosjekt er det sett av prosesser som er nødvendige for å avslutte prosjektet. I denne forstand prosesser som design, utførelse og kontroll. Omfanget er etablert av interessentene i prosjektet.
Når en organisasjon tenker på et prosjekt, må den gjøre noen foreløpige evalueringer. Dette er tilfelle med finansiell evaluering av prosjektet, juridiske, miljømessige, sosiale, økonomiske evalueringer osv. Inntil endelig, og etter å ha oppnådd gunstige resultater i disse beskrevne evalueringene, blir det besluttet å starte prosjektet.
Men i tillegg til evolusjon betyr det å starte et prosjekt også å definere hva prosjektets handlingsradius vil være, så vel som alt som trengs for å utføre det. Av denne grunn er det viktig å vite omfanget og definere det på forhånd.
Omfanget av målene
Et prosjekt kan være fra en metode for å løse et problem, forbedre situasjonen til en organisasjon, til investeringene som er gjennomført i noe som i fremtiden vil gi fordeler. Men det er viktig å vite at prosjektet ikke løser alle aspektene ved organisasjonen, men bare de som målene er knyttet til.
For eksempel, hvis et selskap bestemmer seg for å bygge et nytt lager for lagring av varelager, vil dette prosjektet løse problemer med plass, lagerkapasitet, produksjon (fordi det har mer plass å lagre, det kan produsere litt mer) og raskere distribusjon.
Dette skyldes større lagerbeholdning, som gjør det mulig å sende produkter oftere. Imidlertid trenger ikke dette prosjektet å påvirke kvaliteten på produktene som produseres, siden målene er knyttet til lager, plass og lagring. Men ikke i den forrige produksjonskjeden.
Interessentens omfang
Omfanget av prosjektet er en prosess som planlegges med menneskene som er interessert i prosjektet, enten fordi de deltar direkte i det (ingeniører, regnskapsførere, veiledere og ledere), eller fordi de finansierer dette prosjektet.
Å definere omfanget av interessentene er viktig ettersom det definerer hvordan og når de skal delta i prosjektet.
- Ingeniører i design- og veiledningsfasen.
- Regnskapsførere under utførelse for å kontrollere utgif.webptene;
- Veiledere i løpet av oppgavens utførelsesfase
- Og investorer før, under og etter, men bare av hensyn til ansvar.
Dette gjør at prosjektet ikke griper inn for mye med personlig forståelse, og lar hver deltaker delta på den måten som tilsvarer dem.
Omfanget av aktivitetene
Aktivitetene i prosjektet, fra idé, design, gjennomføringsfase til avsluttende fase, må defineres fra en liste og påfølgende programmering, med deres respektive ledere, økonomiske og operasjonelle ressurser som er nødvendige. I denne forstand kan et Gantt-diagram eller prosjektledelse programvareverktøy brukes til å bedre overvåke hvert trinn.
Omfanget av aktivitetene lar i sin tur avgrense tidspunktet for prosjektet, de nødvendige menneskene og de økonomiske og ikke-økonomiske ressursene for å gjennomføre det.
Kan omfanget av prosjektet endres?
Selvfølgelig ja. Og det er veldig sannsynlig at et prosjekt krever endringer i omfanget, siden det er veldig vanskelig å etablere en fullstendig selvsikker grunnlinje, fordi aktivitetene og ressursene er planlagt uten å vite om det som kan forekomme.
Det viktige i denne forstand er at alle interesserte parter deltar på nytt i endringene av prosjektets omfang, for å gi sin godkjennelse og være klar over den nye programmeringen og justeringene.
Det er imidlertid ikke et godt tegn å gjøre for mange endringer i omfanget av et prosjekt, siden det viser at det var mange aspekter som ikke ble forutsagt. Derfor er det årsaken til teknisk manglende evne til å planlegge.
I denne forstand anbefales det at i studiet av omfanget av et prosjekt, hvis de interesserte ikke har nok erfaring til å definere det, blir en ekspert på området eller lignende prosjekter innlemmet, for å gi deres takknemlighet og anbefalinger. På denne måten kan vi også minimere risikoen ved å måtte endre prosjektet hele tiden. Vel, hvis ja, med dette vil vi pådra oss forbruk av flere ressurser, samtidig som tidene for fullføring og oppnåelse av fordeler vil bli forlenget.
Ansvar i et prosjekt
Et prinsipp i ledelseskontroll er å etablere personer som er ansvarlige for hver strategiske linje. Derfor er det viktig i prosjektledelse å vite hvem som vil være ansvarlig for hvert trinn. På denne måten kan man be om rapporter for å følge opp prosjektledelsen. Og i tillegg vil vi kunne vite om det blir utført riktig i prosjektets syklus.
De ansvarlige er de som vil være i stand til å advare hvis det kreves forlengelse i tid, økning i ressurser eller mennesker.
Kort fortalt er omfanget av et prosjekt en foreløpig struktur av tid, ressurser, mennesker, mål og forventede resultater av prosjektet, som er utviklet med en gruppe mennesker som deltar og / eller vil ha nytte av det.
Selv om omfanget av prosjektet kan gjennomgå modifikasjoner, anbefales det å planlegge det fleksibelt og med et realistisk syn på gjennomføring og resultater. Målet med dette er ikke å lide skuffelser som ikke er forutsett med tilstrekkelig teknisk strenghet.
