Et kommersielt dokument, eller et kommersielt dokument, er en tittel som er utstedt, skriftlig, for å vitne om en kommersiell eller kommersiell transaksjon utført mellom to parter.
Derfor søker det å registrere skriftlig hva som skjedde i en operasjon. I det vil det faktum at de avtalte vilkårene og annen informasjon av interesse vil bli eksponert. Selvfølgelig må informasjonen til delene vises tydelig og detaljert.
Årsaker til bruk og krav til et forretningsdokument
Det er flere grunner til å bruke dem. De viktigste er følgende:
- Den første, allerede nevnte, registrerer avtalen. Dette er viktig, siden det vil være lettere for dommerne, hvis alt er skriftlig; i tilfelle du kommer til domstolene. Derfor, i forretningsforhold, er det bedre for alt å være tydelig og kortfattet.
- Den andre er en begrunnelse for å registrere en operasjon. Uten dem, fra et juridisk synspunkt, ville det ikke være mulig å gjøre regnskapsføring.
- For det tredje er forholdet mellom partene klart etablert skriftlig. På denne måten er rettighetene og forpliktelsene til hver enkelt detaljert.
Når det gjelder kravene i et kommersielt dokument, vil disse være følgende:
- Navn, som definerer typen forretningsdokument.
- Utstedelses-, virknings- eller utløpsdato.
- Et ordrenummer som tillater bestilling og arkivering.
- Data om de som er involvert i operasjonen.
- Detaljerte konsepter og mengder. Figuren må skrives med bokstaver og tall.
- Konsept og detaljer om transaksjonen.
- Partenes eller deres autoriserte parters underskrift.
Typer forretningsdokumenter
Det er tre store klassifiseringsgrupper for et forretningsdokument.
- For det første, avhengig av om en offentlig notarius griper inn (notarius), har vi det private og det offentlige. I førstnevnte er det bare partienes signatur som er nødvendig, og i sistnevnte må de løftes til offentlig handling.
- På andreplass ville det være de informative og støttende. Forskjellen er at den første inneholder relevant kommersiell informasjon, og den andre gjenspeiler en monetær betalingstransaksjon.
- Til slutt vil vi ha det omsettelige og ikke omsettelige. Førstnevnte representerer en forpliktelse til å betale og kan konverteres til kontanter. I tillegg kan du gjøre forretninger med dem. Sistnevnte er bare en informativ eller transaksjonell støtte.
Eksempler på kommersielt dokument
For å avslutte, la oss se på noen eksempler og hvordan vi kan klassifisere dem.
- En følgeseddel eller følgeseddel: Den beskriver varene som er levert til kunden, og eventuelt salgsbetingelsene. Det er vanligvis trinnet før fakturaen utstedes. Det ville være ikke omsettelig, privat og informativt.
- En regning: Den består av et dokument som gjenspeiler en salgs- og kjøpstransaksjon og dens betingelser. Det ville være ikke omsettelig, privat og informativt.
- En sjekk: Gjør det mulig for mottakeren å skaffe kontanter fra betalers bank. Vi står overfor et omsettelig dokument, siden det kan godkjennes. Det ville også være privat og støttende (fakturaen er originaldokumentet).
- Kvittering: Det er et bevis på betaling av en gjeld og fritar skyldneren delvis eller helt. Det ville være ikke omsettelig, privat (selv om det kan heves offentlig) og støtte, siden det originale dokumentet ville være gjeldens.
- Som et siste eksempel vil et annet kommersielt dokument være gjeldsbrev.: Dette skiller seg fra innsjekkingen at den har en utløpsdato. Den som mottar den, vil ikke kunne samle den før den datoen. Det ville være omsettelig, privat og støttende.