Administrativ prosess - Hva det er, definisjon og konsept

Den administrative prosessen er et sett av stadier (planlegging, organisering, retning og kontroll) hvis formål er å oppnå målene til en bedrift eller organisasjon på en mest mulig effektiv måte.

Med enda enklere ord består den administrative prosessen av en serie trinn som vil hjelpe oss med å nå de foreslåtte målene. Den administrative prosessen er kontinuerlig. Det handler ikke om å gjøre hver av trinnene, og alt ender der. Når en syklus slutter, går den videre til den neste. Det brukes vanligvis til selskapets generelle mål, bestemte mål eller til og med for mindre prosjekter.

Henri Fayol, var skaperen av den administrative prosessen. Fra det kommer de fire trinnene som utgjør den administrative prosessen:

• Å planlegge.
• Organisere.
• Lede.
• Kontroll.

For Fayol var disse fire trinnene avgjørende for god ledelse. Hvert ledergruppe må mestre dem og ta dem i betraktning for ethvert prosjekt. Imidlertid var Fayol aldri ekstrem i sine ideer, og du kan lese i hans arbeid hvordan han ga rom for fleksibilitet og tilpasning. Dermed har tilhengerne av den klassiske teorien om administrasjon fullført, forbedret og tilpasset den administrative prosessen til de forskjellige typer selskaper som har blitt født i løpet av de siste tiårene.

Opprinnelsen til den administrative prosessen

Vi skylder opprinnelsen til den administrative prosessen til Henry Fayol. Rundt 1916, etter 50 år som sjef for et gruveselskap, ga Fayol ut boka "Administration Industrielle et Générale". På spansk ville det være noe som ligner på «Industrial and General Administration».

I denne boka utviklet han, basert på sin erfaring, hele sin teori. Fayol, fremhevet i sitt arbeid de forskjellige nivåene av ledelse, administrative funksjoner og en liste over prinsipper for å håndtere riktig.

Det er imidlertid verdt å nevne at de mest anerkjente av alt hans arbeid er hans prinsipper. Spesielt 14 prinsipper for riktig administrasjon.

Kjennetegn ved den administrative prosessen

En administrativ prosess har en rekke egenskaper og særegenheter avhengig av selskapet som utvikler den, vi nevner de vanligste:

• Den består av fire sammenhengende trinn.
• Den må fange opp alle målene som skal oppnås med den.
• Alle de arbeidstakerne som skal være en del av prosessen, må informeres om det samme.
• Målet er å lage en veikart for å optimalisere hver av handlingene som inngår i den administrative prosessen så mye som mulig.
• Den kan brukes av alle selskaper, uavhengig av dens egenskaper.
• Det gjennomføres med en tidligere fastsatt tidshorisont. På denne måten gir det en viss fleksibilitet for å bli tilpasset omstendighetene.

Stadier i den administrative prosessen

I definisjonen har vi sagt at den administrative prosessen består av en serie trinn: planlegging, organisering, ledelse og kontroll. I denne delen vil vi utvikle og forklare dem. Selvfølgelig er det først og fremst praktisk å vite hvordan disse to fasene skilles fra hverandre:

• Mekanisk fase: Den mekaniske fasen består av planlegging og organisering. Vi kan si at det er en statisk del av prosessen.
• Dynamisk fase: Den dynamiske fasen består på sin side av retning og kontroll. I denne forstand refererer ordet dynamisk til bevegelse.

Når vi har planlagt og organisert, må vi utføre og komme oss i arbeid.

I alle fall er viktigere enn å skille mellom mekanisk og dynamisk å kjenne til de forskjellige trinnene som komponerer det:

1. Planlegger: Prøv å planlegge oppgavene som skal utføres og løse de aktuelle spørsmålene som vil bli utført senere.
2. Organisasjon: Tanken er å se hvem som har ansvaret for hver oppgave, i hvilken rekkefølge og hvilken struktur prosjektet vil ha i gjennomføringen.
3. Retning: Ledelsen er ikke bare ansvarlig for sending, den har også ansvar for å hjelpe, støtte og gripe inn i enhver konflikt som oppstår for å nå målene.
4. Kontroll: Kontroll er basert på overvåking av pålitelige beregninger som lar deg overvåke at de største målene blir oppnådd.

Se trinnene i den administrative prosessen i detalj

Viktigheten av den administrative prosessen

Den administrative prosessen spiller en grunnleggende rolle i ledelsen av et selskap. Den antar at veikartet skal følges i løpet av en viss periode, for å oppnå målene som er satt av ledelsen.

På denne måten vil det å følge alle trinnene etablert i den administrative prosessen tillate organisasjonen å øke effektivitetsgraden når det gjelder å nå de foreslåtte målene. Denne prosessen vil bety en reduksjon i antall ressurser som forbrukes. Av denne grunn kan de lagrede ressursene brukes til andre handlinger som er gunstige for selskapet.

Blant fordelene vi kan fremheve ved den administrative prosessen, fremhever vi følgende:

• Det gjør at selskapet til enhver tid kan ha fremtidig planlegging.
• Handlingene som skal utføres i hvert av de mulige scenariene vil bli angitt.
• Den etablerer tydelig målene som et bestemt selskap har på kort, mellomlang og / eller lang sikt.
• Ressursene optimaliseres maksimalt
• Unngå overflødige utgif.webpter som ikke tidligere var tenkt på.
• Det kan føre til økt produktivitet ettersom det forbedrer koordineringen mellom teammedlemmene.

Til slutt skal det bemerkes at en perfekt utformet administrativ prosess vil forhindre at det vises hendelser som bryter ledernes ordninger. Følgelig vil antall improviserte tiltak som kan føre til beslutninger som er skadelig for driften av selskapet reduseres.

Eksempel på administrativ prosess

Anta for eksempel at vi er fjellklatrere. Målet vårt er å nå toppen av de fem høyeste fjellene i verden. Målet er klart, men vi trenger en prosess for å nå våre mål så trygt som mulig. Det vil si uten å sette helsen vår i fare.

Vi trenger derfor en prosess for å oppnå vårt endelige mål: å nå de fem toppene. Selv om hver topp er forskjellig, vil vi i sin tur følge en serie trinn for å nå hver topp (mellommål). Vi kaller denne serien av faser, som er vanlige for å nå målene, den administrative prosessen.

I denne forstand må ethvert selskap eller organisasjon som har til hensikt å nå mål, bruke en administrativ prosess. Uten den administrative prosessen er det veldig vanskelig å nå de foreslåtte målene. Nesten umulig. Kan du forestille deg å klatre Everest uten å ha planlagt noe, uten å ha trent og alt ute av kontroll? Det samme skjer i virksomheten.