Å redusere kostnadene er en praksis innebygd i hvert selskaps DNA. I dag må vi kjempe for å bli mer og mer konkurransedyktige. Lysprosesser, satser på innovasjon, optimalisering av ressurser og bruk av IKT (informasjons- og kommunikasjonsteknologi) er noen av de viktigste punktene som utgjør indeksen i gründerhåndboken.
En anvendelse av IKT i næringslivet er dokumenthåndtering, noe som reduserer kostnader og tid.
Et selskap håndterer et stort antall dokumenter som overføres fra en avdeling til en annen etter behov eller lagres om nødvendig for å kunne redde dem når det er aktuelt. Derfor er det viktig å ha en sorteringsrekkefølge. Disse dokumentene akkumuleres mer og mer, opptar plass og gjør arkiveringsoppgaver til en grunnleggende oppgave. For mye papir som kan reduseres ved datamatisering, til fordel for miljøet og selskapet selv.
Løsningen kommer fra hånden til IKT, la oss utvikle oss og datamatisere selskapets papirer. God dokumenthåndtering vil spare oss for kostnader og risikoer ved lagring av dem, i tillegg til å lette overføring og bruk av informasjon.
La oss se nærmere på hva denne dokumenthåndteringen består av.
Dokumentadministrasjon består i å outsource oppgavene knyttet til firmadokumenter. Et selskap spesialisert innen dokumenthåndtering vil ha ansvaret for dem.
Hvilke tjenester tilbyr et selskap dedikert til dokumenthåndtering?
Først frigjør du hylleplassen. Forvaring i sine lagre alle de dokumentene som ikke er nødvendig daglig, men som må oppbevares. At du en dag trenger dem, kan du få dem uten problemer. De er klassifisert slik at de lett blir funnet om nødvendig.
En annen fordel er digitaliseringen av dokumentene du lager nøyaktig og introduksjonen til databasen til det spesialiserte selskapet, hvorfra du kan ha filene når som helst og med letthet (klassifisert etter forskjellige felt) fra hvilken som helst autorisert terminal og jobbe med dem raskere.
En annen tjeneste som dokumenthåndteringsselskaper tilbyr, er sikker ødeleggelse av dokumenter som ikke lenger er nødvendige. Det kan virke som en enkel oppgave, men hvis du frigjør plass, reduserer du kostnadene, og det er dette det handler om.
Kort sagt, det å bli med i dokumenthåndteringsvognen satser på effektivisering av prosesser. I dag blir det mer og mer viktig fordi bedrifter innser at for å overleve hard konkurranse, må de ikke bare innovere i det endelige produktet eller tjenesten, men også i sin egen struktur for å være mer effektive.