Administrativt personale - Hva det er, definisjon og konsept

Administrativt personell er personellet som er ansatt i et selskap, som har ansvaret for administrasjonen av nevnte selskap. Dermed inkluderer oppgavene de bestilling, organisering og ordning av forskjellige saker som er under dens ansvar.

Det administrative personalet er derfor de som er dedikert til den daglige ledelsen av selskapet og alle aktivitetene det innebærer.

De rapporterer vanligvis direkte til den generelle eller sekundære ledelsen, avhengig av deres arbeid.

Hovedoppgaver for det administrative personalet

Oppgavene til det administrative personalet er forskjellige, men vi vil fokusere på noen av de mest relevante.

• Alle de som er relatert til daglig ledelse: Dokumentarbeid, utarbeidelse av rapporter eller regnskapsnotater.
• Ledelsesstøtte: I dette tilfellet kan vi inkludere alle nødvendige aktiviteter for å hjelpe ledelsen i deres daglige arbeid. For eksempel utarbeidelse av dokumenter.
• Offentlig oppmerksomhet: De har også en tendens til å utføre oppgaver for kunder eller offentlige tjenester. Fra ansikt til ansikt og personlig, til den som gjøres via e-post eller digitale plattformer.
• Koordinering med andre avdelinger: Administrativt personale har en tendens til å samhandle tverrdepartementalt, slik at alle blir fordypet i en prosess som involverer hele organisasjonen.

Valg og opplæring av administrativt personale

Når vi er klare over konseptet og de forskjellige forpliktelsene til det administrative personalet, er det på tide å velge det og, hvor det er hensiktsmessig, trene det.

Utvalget

Når det gjelder valgprosessen, må følgende punkter tas i betraktning:

• Først og fremst er det nødvendig å tydelig etablere utvelgelsesprosesser, minimumskvalifikasjoner og andre krav for å få tilgang til stillingen.
• Når dette trinnet er gjennomført, velges kandidatene. Det er praktisk å gjennomføre objektive tester som eksamener og subjektive, for eksempel personlige intervjuer.
• Fra det øyeblikket av, når den rette personen er valgt, bør det tydelig angis hva deres ansvar vil være. I tillegg bør du vite hvem dine nærmeste sjefer er og prosedyrene for å komme med klager eller forslag.

Formasjonen

Når det gjelder trening, bør følgende tas i betraktning:

• I de fleste tilfeller kreves det vanligvis en viss forhåndskompetanse, for eksempel yrkesopplæringssykluser eller universitetsgrader.
• På den annen side er komplementær opplæring i jobben viktig. Personalet trenger å bli opplært i spesifikke ferdigheter knyttet til deres stilling.
• Av denne grunn må forutdannelse kombineres med det som er direkte relatert til aktivitetene som skal utføres. Den første er grunnlaget som den andre er utviklet på.

Eksempel på administrativt personale

For å avslutte, la oss se på noen eksempler i forskjellige typer organisasjoner.

• Personellet som har ansvaret for oppmerksomheten til publikum i et bystyre, en regional eller statlig administrasjon.
• De operatørene som jobber med å utføre undersøkelser.
• Menneskene som betjener kunder i et telefonselskap.
• Den administrative støtten i en finansavdeling.
• Bank tellere.