Den byråkratiske administrasjonskolen er en skole basert på rasjonelle prinsipper. Dette, ved å tilpasse midlene til de målene som forventes oppnådd, og dermed garantere effektivitet i administrasjonen.
Først og fremst skal vi presisere at denne skolen også er kjent som den strukturelle administrasjonsskolen. Den største eksponenten er Max Weber, som anser at byråkrati er den mest hensiktsmessige måten å administrere moderne organisasjoner på.
Også forgjengerne til denne skolen dukker opp i det syttende århundre på slutten av den europeiske renessansen. Det dukket opp formelt i løpet av 1940-tallet, og det var motstander av den mekaniske måten som den klassiske ledelseskolen opererte, og mot subjektiviteten til skolen for menneskelige relasjoner. Dermed fremstår det som et nytt forslag om å effektivt administrere moderne organisasjoner.
Nå finnes den byråkratiske administrasjonsapplikasjonen i forskjellige organisasjoner. Det kan være tilfellet med sykehus, skoler, domstoler, kirker, hærer og både offentlige og private selskaper.
Hva er byråkrati?
Til å begynne med kan byråkrati forstås som en form for organisasjonsstruktur eller en organisasjon preget av å ha et sett med eksplisitte og regelmessige prosedyrer. I tillegg er ansvarsfordelingen, det hierarkiske nivået og de upersonlige forholdene klart definert.
Kjennetegn ved byråkratiet
De viktigste kjennetegnene ved byråkratiet er:
1. Rasjonalitet
Bare bruk av rasjonalitet kan føre til effektiviteten i organisasjonen. Derfor må enhver aktivitet og oppgave som utføres følge den rasjonelle tilnærmingen.
2. Hierarki
Hver ansatt med lavere rang må være underlagt kontroll og tilsyn av en overordnet. Det vil si at autoritetssystemet er stivt. Av denne grunn må organisasjonens struktur være hierarkisk, lineær og stiv.
3. Det er forskrifter
De administrative reglene og prosedyrene er definert, og det må være en skriftlig oversikt over det. Derfor er alle forskrifter lovlige.
4. Det er upersonlig
Forholdet mellom medlemmene i organisasjonen er basert på posisjoner og hierarki, ikke på mennesker. Det vil si at hver stilling er uavhengig av personen.
5. Definer funksjonene
Arbeidsstasjonens aktiviteter og funksjoner må utføres i samsvar med etablerte rutiner og prosedyrer. Arbeidsdelingen er en av de grunnleggende pilarene i byråkratisk administrasjon.
6. Kommunikasjon er formell
Kommunikasjon er formell fordi enhver aktivitet eller oppgave utført av en ansatt i selskapet må rapporteres skriftlig.
De viktigste faktorene i den byråkratiske School of Management
De mest relevante faktorene for den byråkratiske administrasjonsskolen er:
1. Mennesket
Mennesket betraktes ganske enkelt som en ressurs til som brukes i organisasjonen for å nå målene og målene. I dette systemet må mennesket være lydig mot forskriftene og standardene som er etablert på deres arbeidsplass.
2. Motivasjon
Motivasjonen som håndteres i dette organisasjonssystemet skjer på to forskjellige måter. En form for motivasjon er at den ansatte kan bevege seg opp i hierarkiet.
Den andre formen for motivasjon er personlig, i den forstand at den ansatte ønsker å forfølge en profesjonell karriere innen byråkratiet.
3. Kommunikasjon
Kommunikasjon i organisasjonen håndteres på to måter, stigende og synkende. Nedstrøms er i utgangspunktet overføring av ordrer fra overordnet om å bli fulgt av underordnet.
Oppstigeren går fra underordnet til overordnet. Generelt er det rapporter eller rapporter om arbeidet og oppnådde resultater. Også den underordnede kan uttrykke uenighetene som han finner i jobben sin.
4. Ledelse
Ledelse er ikke et viktig kjennetegn i dette ledelsessystemet, siden den overordnede bare må utføre de spesifikke funksjonene til stillingen han inntar.
5. Kraft
Makt i denne organisasjonsformen tildeles av stillingen og ikke personen. Autoritet er formell. Det enkle faktum å innta en overordnet stilling gir dominans over underordnede.
6. Konflikten
Generelt anses det at det ikke er noen konflikter, siden funksjonene og oppgavene er tydelig avgrenset. Dermed må hver stilling eller avdeling fungere effektivt.
7. Beslutningstaking
Beslutninger tas mekanisk. Hvis det er et problem, er det knyttet til de etablerte reglene, og på denne måten blir det bestemt hvordan det skal løses.
8. Deltakelse
Selvfølgelig er nivået på deltakelse totalt null. Hver ansatt er begrenset til å oppfylle kravene til stillingen han har.
9. Endringen
Endring er noe veldig fryktet. Hvis det må endres, anses strukturen for å ha mislyktes fordi den må endre handlingene.
10. Miljøet
Miljøet blir sett på som noe som ikke endrer seg og som alltid forblir uendret. Det blir praktisk talt betraktet som noe statisk.
Fordeler med den byråkratiske administrasjonsskolen
Blant de viktigste fordelene finner vi:
- Arbeidet søker å nå målene.
- Hvert medlem vet hva deres plikter er.
- De skriftlige reglene er klare og presise.
- Prosessene er rutinemessige, er mer automatiserte og har mindre margin for feil.
- Selskapet har kontinuitet, selv om det er en endring i personell.
- Det er mindre konflikt, fordi alle vet hva de skal gjøre.
- Det er pålitelig fordi prosessene er testet og fungerer.
Ulemper ved den byråkratiske administrasjonsskolen
De viktigste ulempene er:
- Forhold er upersonlig.
- Det genererer samsvar på jobben, det samme gjøres alltid.
- Forretningsmodeller kan være veldig stive.
- Det er bortkastet tid på papirarbeid og tungvint formelle prosedyrer.
- Det kan generere misbruk av autoritet.
- Det fører til motstand mot endring.
Avslutningsvis kan det sies at den byråkratiske lederskolen søker å oppnå effektivitet gjennom anvendelse av rasjonelle prinsipper. Den byråkratiske ledelsesstrukturen er vitenskapelig utformet slik at alt fungerer presist, spesielt for å oppnå organisasjonens mål og mål.