Teorien om beredskap bekrefter at administrasjonen av en organisasjon ikke kan utføres på en homogen måte. Hver organisasjon fungerer på en unik måte. Derfor vil suksessen med anvendelse av administrative teknikker avhenge av situasjonene i det indre og eksterne miljøet til hver enkelt.
Fundamentalt bekrefter denne teorien at man ikke kan snakke i absolutte termer i administrative spørsmål. Av denne grunn kan anvendelsen av den samme teknikken gi forskjellige resultater i hvert selskap. For beredskapsteori-tilnærmingen er alt relativt. Det vil alltid være en sammenheng mellom administrative teknikker og situasjoner i selskapets interne og eksterne miljø.
Som en konsekvens er det ingen enkelt måte å administrere eller en måte å løse problemer på. Siden endringer i miljøforhold kan påvirke oppnåelsen av de foreslåtte målene positivt eller negativt.
Av denne grunn må det være beredskapsplaner som må komme på plass når det er endringer i miljøet som omgir selskapet. Hva kan sette oppnåelsen av målene i fare.
Kjennetegn ved beredskapsteori
Det er viktig å nevne at beredskapsteori er et resultat av utviklingen av ledelsesteorier. Den er basert på studier av Fred Fiedler, William Dill, William Starbuck, James Thompson, Paul Lawrence, Jay Lorsch og Tom Burns.
Blant de viktigste egenskapene til beredskapsteori finner vi fire.
1. Prioriterer det ytre miljøet i organisasjonen
For det første er selskapets eksterne miljø den viktigste faktoren for beredskapsteorien. Derfor er det første å undersøke og analysere endringer som skjer utenfor organisasjonen. Deretter studeres aspekter av det indre miljøet.
2. Organisasjonsstrukturen må være fleksibel og tilpasse seg miljøet.
For det andre etablerer det et funksjonelt forhold mellom ledelsesteknikker og endringer i miljøet. I dette tilfellet fungerer miljøendringer som en uavhengig variabel, og administrative teknikker er den avhengige variabelen.
Som et resultat må organisasjonens struktur endres avhengig av endringene som skjer i miljøet som omgir selskapet. Det er ikke nettopp et forhold mellom årsak og virkning, men tjener heller til å ta administrative beslutninger som er mer effektive i møte med eksterne endringer.
3. Søker å balansere forholdene i selskapets interne og eksterne miljø
For det tredje prøver denne teorien å finne en balansert posisjon mellom selskapets eksterne og interne miljø. Med sikte på å oppnå maksimal nytte av miljøsituasjoner, som bidrar til å oppnå suksess i driften av selskapet.
4. Det er generelle og spesifikke eksterne faktorer
Til slutt kan de eksterne faktorene som påvirker en organisasjon være generelle og spesifikke. Blant de generelle kan vi finne de juridiske, politiske, økonomiske, teknologiske, demografiske, kulturelle og økologiske.
Mens de spesifikke eller oppgavens eksterne faktorer kan være visse selskaper eller personer som påvirker organisasjonen på en bestemt måte. De kan være leverandører, kunder, konkurrenter og reguleringsenheter.
Prinsipper for beredskapsteori
De viktigste prinsippene for beredskapsteori er:
- Prinsippene som styrer en organisasjon er ikke universelle: Alle prinsippene som styrer en organisasjon er definert i henhold til miljøet eller miljøet den opererer i.
- Organisasjonens interne og eksterne faktorer må integreres mer effektivt: Det som forventes er at selskapet tilpasser seg endringene som skjer i det ytre miljøet. Av denne grunn søkes det at de interne aspektene reagerer bedre på eksterne forhold.
- Administrasjonen tilpasser seg hver situasjon: Det vil si at administrative teknikker må svare på mange situasjoner uavhengig av deres kompleksitet.
Betydningen av beredskapsteori
Utvilsomt er beredskapsteorien av største betydning for beslutningstaking av selskaper. Siden det tar sikte på å kunne svare på den mest hensiktsmessige måten på de daglige situasjonene organisasjonen står overfor, innenfor omfanget av målene.
I tillegg prøver den å forstå alle forholdene til systemet og delsystemet som utgjør organisasjonen. Av denne grunn knytter det organisasjoner til miljøet og betrakter dem som sammenhengende variabler.
Det er selvfølgelig ikke mulig å følge et eneste mønster i den administrative organisasjonsmodellen for selskaper. Fordi du ikke kan bestemme en eneste måte å administrere på, men hver struktur må tilpasse seg hver situasjon.
Beredskapsteori er viktig fordi:
- Benekter muligheten for at det er universelle prinsipper som kan brukes i administrasjonen, det er ingen eneste måte å håndtere.
- Alle beslutninger og administrativt arbeid vil avhenge av endringene som skjer i miljøet.
- Administratoren må være veldig dyktig til å ta smidige og effektive beslutninger i hver situasjon og presise øyeblikk.
For å konkludere vil vi si at beredskapsteorien er resultatet av ledelsesutviklingsprosessen. Det tar sikte på å gi en mer hensiktsmessig respons på problemene som berører selskaper i deres konkrete og spesifikke situasjoner. Det viktigste å forstå er at det ikke er noen universelle styringsteknikker som kan brukes i alle organisasjoner.